Automatisoi rakennusalan yrityksesi paperityöt tekoälyllä

Paperityöt eivät ole katoamassa mihinkään — mutta sinun ei tarvitse tehdä niitä käsin joka ilta.

Nimeä ensin se paperityö, joka oikeasti sattuu

Jokainen rakennusalan yritys vuotaa aikaa muutamassa ennalta arvattavassa kohdassa. Ennen kuin automatisoit mitään, myönnä rehellisesti, mikä näistä maksaa sinulle eniten:

1. Tarjoukset — istut pitkän työpäivän jälkeen alas kirjoittamaan tarjouksia, joita olet lykännyt.
2. Muistutukset — tarjoukset hiljenevät, koska kukaan ei kysynyt perään.
3. Arviot — tyytyväiset asiakkaat, joilta ei koskaan pyydetty arviota.
4. Laskutus — laskut lähtevät myöhässä, ja niitä joutuu perimään jälkikäteen.
5. Tukkurit ja tilaaminen — sähköpostien pallottelu hinnoista ja toimituspäivistä.

Valitse se, joka kirpaisee eniten. Siitä tekoäly maksaa itsensä takaisin ensimmäisenä.

Taso yksi: tekoälyavusteinen (tee tämä tänään)

Ei asennuksia, ei kuluja ilmaisen tai halvan tekoälytyökalun lisäksi. Ohjat pysyvät täysin sinulla — mitään ei lähde ilman sinua.

Toimi [ammatti]-alan yrittäjänä. Auta minua rakentamaan tarjoussähköpostin pohja, jota voin käyttää kerta toisensa jälkeen.
Siinä pitää olla: lämmin alkuteksti, paikka tarjousriveille, osio "sisältyy hintaan / ei sisälly hintaan", maksuehdot [omat ehtosi], tarjouksen voimassaoloaika [esim. 30 päivää] ja ystävällinen lopetus.
Käytä [paikanpitäjiä] kaikissa kohdissa, joihin vaihdan keikkakohtaiset tiedot. Kirjoita selkeällä suomen yleiskielellä. Pidä siistinä ja asiallisena.

Kirjoita minulle 3 muistutusviestiä tarjoukseen, johon asiakas ei ole vastannut. Yritykseni ala: [ammatti].
Viesti 1: kevyt tökkäys muutama päivä lähetyksen jälkeen. Viesti 2: noin viikkoa myöhemmin, tarjoudu vastaamaan kysymyksiin. Viesti 3: ystävällinen "suljen tämän tarjouksen" -viesti parin viikon päästä.
Jokainen lyhyt, inhimillinen ja painostamaton, ja käytä [paikanpitäjiä] asiakkaan nimelle, työlle ja päivämäärälle.

Annan sinulle listan asiakkaista ja siitä, missä vaiheessa kukin työ on. Luonnostele jokaiselle oikea viesti.
[Lista: asiakkaan nimi - työ - tilanne, esim. "Virtanen - keittiön tarjous lähti maanantaina - ei vastausta"; "Nieminen - työ valmistui perjantaina - pyydä arvio"; "Koskinen - lasku 3 viikkoa myöhässä - kohtelias muistutus"...].
Anna jokainen viesti selkeästi asiakkaan nimellä otsikoituna, jotta voin kopioida ne suoraan.

Taso kaksi: oikea automaatio (kun olet valmis)

Tässä kohtaa paperityö lakkaa tarvitsemasta sinua lainkaan. Sen sijaan että sinä muistaisit luonnostella ja lähettää, se tapahtuu tapahtuman perusteella:

1. Merkitset työn valmiiksi → arviopyyntö lähtee seuraavana aamuna.
2. Lähetät tarjouksen → muistutus ajastuu muutaman päivän päähän ja peruuntuu itse, jos asiakas vastaa.
3. Työ saavuttaa valmistumispäivänsä → laskun saatesähköposti luonnostelee itsensä tiedot valmiiksi täytettynä.
4. Lasku menee yli eräpäivän → kohtelias muistutus lähtee itsestään.

Kunnolla tehtynä tämä tarkoittaa tekoälyn kytkemistä työkaluihin, joita jo käytät — sähköpostiisi, kalenteriisi ja työnohjaus- tai taloushallintojärjestelmääsi. Se on enemmän kuin kopioitava kehote; se on kerran pystytettyä putkitusta, joka sen jälkeen pyörii taustalla ikuisesti.

Muutama järkevä turvaraja

• Lue ennen kuin se lähtee — ainakin niin kauan kunnes luotat sanamuotoihin. Tekoäly luonnostelee; nimi viestin alla on silti sinun.
• Pidä yksityiset tiedot poissa — älä liitä julkiseen tekoälytyökaluun tilitietoja, pätevyysnumeroita tai mitään, mitä et haluaisi tallennettavan.
• Tarkistuta kaikki määräyksiin liittyvä — turvallisuusasiakirjat, pöytäkirjat ja vastaavat vaativat pätevän ihmisen silmät ja vertaamisen voimassa oleviin määräyksiin.
• Säilytä oma äänesi — käske tekoälyn kuulostaa oikealta paikalliselta ammattilaiselta, ei asiakaspalvelukeskukselta.

Kiinnostaako, miltä kaiken kattava tekoäly yrityksellesi näyttää? Katso The Everything.