AI로 현장 사업 사무 업무 자동화하기

서류는 어디 가지 않습니다 — 다만 매일 밤 손으로 붙잡고 있을 필요는 없습니다.

진짜 아픈 사무 업무부터 짚기

현장 사업은 몇 군데 뻔한 곳에서 시간이 샙니다. 뭘 자동화하기 전에, 이 중 어느 것이 가장 큰 비용인지 솔직하게 짚어 보세요.

1. 견적 — 긴 하루를 마치고 앉아서, 미뤄 뒀던 견적서를 쓰는 일.
2. 후속 연락 — 아무도 다시 챙기지 않아 조용히 식어 버린 견적들.
3. 후기 — 만족했는데 아무도 부탁하지 않아 후기를 안 남긴 고객들.
4. 대금 청구 — 청구서를 늦게 보내고, 나중에 다시 독촉하는 일.
5. 자재 발주 — 가격과 납기를 놓고 오가는 메일들.

가장 쓰라린 것을 하나 고르세요. AI가 가장 먼저 값을 하는 곳이 거기입니다.

1단계: AI 보조 (오늘 바로)

구축할 것도, 무료거나 저렴한 AI 도구 값 말고는 드는 비용도 없습니다. 주도권은 온전히 사장님에게 있습니다 — 사장님 없이 나가는 건 아무것도 없습니다.

[업종] 사업체 대표라고 생각하고 답해 주세요. 계속 재사용할 수 있는 견적 메일 양식을 만들어 주세요.
포함할 것: 따뜻한 인사말, 항목을 넣을 자리, "포함 / 불포함" 항목, 결제 조건 [내 조건], 견적 유효 기간 [예: 30일], 친근한 맺음말.
현장마다 바꿔 넣을 자리는 [대괄호]로 표시해 주세요. 과장 없이 담백한 말투로. 깔끔하고 전문가답게.

제 [업종] 사업체에서, 견적서를 보냈는데 답이 없는 고객에게 보낼 후속 메시지 3개를 써 주세요.
1번: 보낸 지 며칠 뒤 가볍게 한 번. 2번: 일주일쯤 뒤, 궁금한 점에 답해 드리겠다는 내용. 3번: 2주쯤 뒤, "이 건은 일단 접어 두겠습니다"라는 친근한 마무리.
각각 짧고 사람답게, 부담 없이, 고객명·공사·날짜는 [대괄호]로 자리를 남겨 주세요.

고객 목록과 각 공사의 진행 상황을 드릴 테니, 각각에 맞는 메시지를 써 주세요.
[목록: 고객명 - 공사 - 상태. 예: "김 사장님 - 월요일에 주방 견적 발송 - 답 없음"; "이 사장님 - 금요일에 공사 완료 - 후기 요청"; "박 사장님 - 대금 3주 연체 - 정중한 독촉"...].
복사해서 쓸 수 있게 고객명을 붙여 각 메시지를 구분해 주세요.

2단계: 진짜 자동화 (준비가 되면)

여기서부터는 사무 업무에 사장님 손이 아예 필요 없어집니다. 초안을 쓰고 보내는 걸 기억해 둘 필요 없이, 조건이 충족되면 알아서 일어납니다.

1. 공사를 완료로 표시하면 → 다음 날 아침에 후기 요청이 나갑니다.
2. 견적서를 보내면 → 며칠 뒤 후속 연락이 예약되고, 고객이 답하면 알아서 취소됩니다.
3. 공사가 완료일에 도달하면 → 청구 메일이 내용까지 채워진 채로 초안이 잡힙니다.
4. 대금이 연체되면 → 정중한 안내 메시지가 저절로 나갑니다.

이걸 제대로 하려면 AI를 이미 쓰고 계신 도구들과 연결해야 합니다 — 메일, 일정, 그리고 공사 관리나 회계 시스템이요. 복사·붙여넣기 프롬프트 이상의 일입니다. 한 번 배관 작업을 해 두면 그다음부터는 배경에서 계속 돌아가는 것에 가깝습니다.

지켜야 할 몇 가지 원칙

• 나가기 전에 읽으세요 — 최소한 문구를 믿을 수 있게 될 때까지는요. AI가 초안을 쓰지만, 이름이 걸리는 건 여전히 사장님입니다.
• 사적인 정보는 빼세요 — 계좌 정보, 자격증 번호, 저장되면 곤란한 것은 공개 AI 도구에 붙여넣지 마세요.
• 규정 관련 문서는 반드시 확인받으세요 — 안전 문서, 인증서 같은 것은 자격 있는 사람이 현행 규정에 맞는지 봐야 합니다.
• 사장님 말투를 지키세요 — 기업 콜센터가 아니라 진짜 동네 기술자처럼 들리게 AI에게 알려 주세요.

내 사업을 위한 올인원 AI가 어떤 모습인지 궁금하시면 The Everything을 보세요.