AI-prompter för värmepumpstekniker

Agera som en erfaren värmepumpstekniker som skriver en offert till en villaägare.
Gör om mina röstanteckningar från platsbesöket till en tydlig, specificerad offert på enkel svenska.
Kund: [kundens namn]. Adress: [adress].
Vad jag såg och sa: [tala in allt, t.ex. enplansvilla i tegel från sjuttiotalet, ca 140 kvm, oljepanna från 2004 som ska bort, radiatorkrets med gjutjärnsradiatorer, ska ha bergvärme / luft-vatten på 8 kW, utedelen på norrgaveln på en betongplatta, innedel och ackumulatortank i pannrummet, ca åtta meter rördragning, elcentralen har plats för en säkring till, en dag plus en halv för injustering och driftsättning].
Typ av jobb: [bergvärme med borrning / luft-vatten / byte av befintlig pump].
Dela upp offerten i rader kunden förstår (pump, ackumulatortank, borrning eller markarbete om det gäller, rördragning, elinkoppling, demontering och skrotning av den gamla pannan, injustering och driftsättning, återställning).
Skriv en kort inledning och ett avsnitt "ingår / ingår inte" — var särskilt tydlig med vad som gäller elektrikern och eventuell borrning.
Lämna alla priser tomma så fyller jag i dem. Hitta inte på effekter, mängder eller borrdjup som inte står i mina anteckningar — flagga i stället det du saknar. Gör inga påståenden om besparing eller verkningsgrad. Skriv på svenska, med du-tilltal.

Tala in det i telefonen medan du fortfarande står kvar i pannrummet. Offerten är påbörjad innan du lämnat uppfarten.

Skriv ett kort och tydligt prisförslag på en luftvärmepump (luft-luft) till [kundens namn] på [adress].
Vad jag såg: [t.ex. enplansvilla med öppen planlösning, direktverkande el, utedelen på gaveln ca 1,5 m från marken, innedelen i vardagsrummet ovanför soffan, kort kanaldragning, kondensavlopp ut i grus].
Modell och effekt jag föreslår: [modell, kW].
Mina standardinklusioner: [t.ex. konsol, kondensavlopp, kanal, genomföring, återställning, igångkörning och genomgång med kunden].
Skriv förslaget som en enkel offert på en sida: vad som monteras, var, vad som ingår, ungefär hur lång tid det tar på plats, och vad kunden ska förbereda.
Lämna priset tomt så fyller jag i det. Lova ingen besparing i kronor eller procent. Skriv på svenska, med du-tilltal.

Det lilla jobbet ska inte kosta dig en kväll. Det är det jobbet som gör dig till deras tekniker när den stora pannan väl dör.

Jag ska räkna på ett värmesystem till [typ av hus, t.ex. tvåplansvilla från 1978] på [adress] och vill inte prissätta med luckor.
Det jag vet i dag: [allt du har, t.ex. ca 160 kvm plus källare, oljepanna, radiatorer i hela huset utom köket, treglasfönster bytta 2015, kunden tycker det är kallt på ovanvåningen].
Ge mig en frågelista jag ska ha svar på innan jag dimensionerar och prissätter — t.ex. uppvärmd yta och takhöjd, nuvarande energiförbrukning per år, isolering och fönster, radiatorkretsens temperaturbehov, om det finns golvvärme någonstans, varmvattenbehov och antal boende, elservisens storlek och säkring, plats i pannrummet för ackumulatortank, tomtens förutsättningar för borrning, tillgänglighet för servicebilen.
Ställ frågorna som jag kan ställa dem till kunden i telefon, i den ordning som gör att jag kan avbryta tidigt om det inte är ett jobb för mig.
Räkna INTE ut någon effekt, dimensionering eller framledningstemperatur åt mig — det gör jag själv utifrån svaren. Skriv på svenska.

Agera som en erfaren kalkylator på ett värmepumpsföretag som granskar mitt underlag innan jag prissätter det.
Jobb: [typ, t.ex. byte från oljepanna till bergvärme] på [adress]. Min nuvarande offert: [klistra in dina rader].
Lista det som brukar glömmas bort på den här typen av jobb — demontering och skrotning av den gamla pannan, tömning och bortforsling av oljetanken, konsoler och betongplatta till utedelen, kondensavlopp, ackumulatortank och expansionskärl, smutsfilter, rörisolering, genomföringar och tätning, elektrikerns timmar och en eventuell extra säkring, kabel och kommunikationsledning, spolning av radiatorkretsen, injustering och driftsättning, återställning och städning, restid, andra besöket för uppföljande injustering, och ställtid mot borrfirman eller elektrikern.
Ge mig bara en checklista med frågor av typen "har du räknat med ...". Hitta inte på några priser, effekter eller mängder, och gör inga bedömningar om dimensionering, elinstallation eller köldmedieregler åt mig. Skriv på svenska.

Den blir inte trött halv tio på kvällen och glömmer konsolerna. Det är hela poängen.

En kund tycker att min offert på [jobb, t.ex. luft-vatten-bytet] är dyrare än väntat, och nämner ett billigare paketpris från en nätbutik eller ett bud från en annan firma. Hjälp mig skriva ett artigt och tryggt svar.
Min offert omfattar: [viktiga delar, t.ex. rätt dimensionerad pump för huset, ackumulatortank, spolning och injustering av radiatorkretsen, elektrikerns inkoppling, demontering och skrotning av den gamla pannan, driftsättning och genomgång, och att jag är den som kommer när den larmar en söndag i februari].
Vad jag misstänker saknas i det billigare budet: [t.ex. injustering, elinkoppling, bortforsling av den gamla pannan, tank och kringutrustning, och vem som faktiskt kommer på service].
Var inte defensiv, sänk inte priset och tala inte illa om den andra firman. Föreslå i stället att vi ställer de två offerterna rad mot rad så att kunden jämför samma sak, och nämn att en pump som är fel dimensionerad för huset kostar dem varje vinter den står där.
Om det är ett ROT-jobb: nämn bara att ROT-avdraget hanteras på fakturan — ange inga procentsatser, belopp eller gränser, och påstå inget om vad de har kvar att utnyttja.
Kort och respektfullt. Skriv på svenska.

Hjälp mig sortera en akut förfrågan under årets första riktiga köldknäpp.
Vad kunden sa: "[klistra in eller tala in vad de sa, t.ex. huset är kallt, pumpen visar ett larm, den är från 2009, vi vet inte vad den heter]".
Vad jag vet: [t.ex. de ringde 06:40, jag har fullt idag, jag är i deras område i morgon förmiddag].
Ge mig tre saker:
1) De frågor jag ska ställa på 60 sekunder för att avgöra vad det faktiskt är: vad som sitter där (fabrikat, modell, ungefärligt år), vad displayen visar, om huset är helt kallt eller bara svalt, om det finns någon reservvärme, om det är barn eller äldre i huset, om de äger eller hyr, och om pumpen är så gammal att det egentligen är ett byte de behöver.
2) En bedömning av om det här ser ut som en riktig köpare (ett byte, ett riktigt fel) eller någon som letar en billig plåsterlagning på en pump som ändå är slut — och säg vad i deras svar som pekar åt vilket håll.
3) Ett kort sms tillbaka: när jag kan vara där, vad de kan göra under tiden för att hålla värmen, och vad jag behöver veta innan jag kommer.
Ställ ingen diagnos på felet åt mig, och gissa inte vad felkoden betyder. Skriv på svenska.

Den veckan ringer alla samtidigt. Det som avgör vad du tjänar är inte hur många du svarar — det är vilka du åker till först.

Skriv ett vänligt och professionellt svar på en ny förfrågan om ett värmepumpsjobb.
Kunden skrev: "[klistra in kundens meddelande, t.ex. vi har oljepanna kvar och funderar på bergvärme, vad kostar det?]".
Jag driver ett värmepumpsföretag i [område] och gör [t.ex. bergvärme, luft-vatten, luftvärmepumpar och service].
Tacka för förfrågan, bekräfta att det låter som något vi gör, och ställ de 4-5 frågor jag behöver svar på innan jag bokar platsbesök: [t.ex. adress, hustyp och ungefärlig yta, vad som värmer huset i dag och hur gammalt det är, radiatorer eller golvvärme, ungefärlig förbrukning per år, ungefär när de vill göra det].
Säg att jag kommer ut och tittar i pannrummet innan jag räknar — ett pris över telefon på ett värmesystem blir alltid fel.
Håll det kort och lätt att läsa i mobilen. Lova ingen besparing och ange inget pris. Skriv på svenska.

Förklara [tekniskt förhållande, t.ex. varför framledningstemperaturen ska ligga så lågt som huset klarar / varför pumpen går länge och jämnt i stället för att starta och stanna / varför utedelen isar igen och sedan avfrostar / varför ackumulatortanken behövs] för en villaägare som inte är tekniker.
Bakgrund: [t.ex. kunden har vridit upp värmekurvan för att det kändes kallt, och undrar nu varför elräkningen gick upp].
Använd en enkel vardaglig jämförelse, håll det till ett kort stycke, och avsluta med vad det innebär för kunden (komfort, elräkning, livslängd på pumpen) utan att skrämmas.
Säg inte att någon inställning är "rätt" för just deras hus — det avgör jag på plats efter injustering. Ange inga siffror eller grader.
Enkel, vänlig svenska med du-tilltal.

Villaägaren som förstår sin värmekurva ringer dig hälften så ofta — och rekommenderar dig dubbelt så gärna.

Hjälp mig skriva ett lugnt och ärligt meddelande till [kundens namn] om ett problem med värmen på [adress].
Problemet: [vad jag hittade, t.ex. kompressorn har lagt av och pumpen är 14 år gammal, en reparation kostar nästan halva ett byte / reservdelen är slut hos tillverkaren och kommer om tre veckor / vi hittade en läcka på köldmediekretsen].
Vad det innebär: [påverkan på tid, pengar och värmen i huset just nu].
Vad jag rekommenderar: [nästa steg, t.ex. jag sätter igång elpatronen så huset håller värmen medan vi beslutar, jag prissätter ett byte till i morgon och vi bokar in det så fort du sagt ja].
Erkänn problemet rakt, be inte om ursäkt i överdrift, förklara alternativen (laga vs byta) med vad som talar för vart och ett, och lugna kunden med att huset inte står kallt medan de bestämmer sig.
Sansat och professionellt, och kom ihåg att de sitter i ett kallt hus medan de läser det. Skriv på svenska.

Skriv ett kort och neutralt svar till [kundens namn] som ringt om en anläggning jag inte installerat.
Vad de säger: [t.ex. den installerades för två år sedan av en firma som inte svarar längre, den larmar och de tycker den drar mycket el].
Vad jag vet så här långt: [t.ex. fabrikat och modell, ålder, om den har serviceavtal någonstans].
Skriv: att jag gärna kommer och tittar, vad ett första besök innebär och att det debiteras [så här], och vad jag behöver veta innan jag kommer (fabrikat, modell, serienummer, vad displayen visar, vilka papper de har från installationen — driftsättningsprotokoll och garantibevis).
Var tydlig med att jag inte kan uttala mig om ett annat företags arbete förrän jag sett anläggningen, att en eventuell garanti hos tillverkaren kan hänga på hur den driftsattes och registrerades, och att jag säger vad jag ser på plats — inte vad jag tror över telefon.
Tala inte illa om den andra firman. Kort och sakligt. Skriv på svenska.

Det här samtalet är ofta ett serviceavtal och nästa byte i förklädnad. Behandla det därefter.

Skriv ett vänligt uppföljningsmeddelande till [kundens namn] om offerten jag skickade på [jobb, t.ex. bergvärmebytet] på [adress] den [datum].
Hör efter om de hunnit läsa den, erbjud att gå igenom vad borrningen eller installationsdagarna faktiskt innebär, och nämn ungefär när jag har plats i kalendern om de vill köra — nämn också att kalendern stryps när kylan kommer.
Ingen press. De väger riktiga pengar mot en vinter till med den gamla lösningen — skriv som en lugn knuff, inte som en säljare.
2-3 meningar, ska låta som en riktig människa och inte som en automatisk påminnelse. Skriv på svenska.

Det enda meddelandet vinner fler jobb än att sänka priset någonsin gör, för de flesta konkurrenter skickar det aldrig.

Skriv ett kort erbjudande om serviceavtal som jag skickar i september till alla jag installerat hos, innan värmesäsongen drar igång.
Mitt företag: [firmanamn], värmepumpsföretag i [område].
Vad avtalet innehåller: [t.ex. ett besök per år före säsongen, filterrengöring, rengöring och kontroll av utedelen, kontroll av tryck och flöden, avläsning av larmloggen, kontroll av framledningen mot värmekurvan, prioriterad utryckning under säsongen, förtur i kalendern].
Vad kunden får ut av det: [t.ex. att felet hittas i september i stället för under köldknäppen, och att de går först i kön när alla ringer samtidigt].
Skriv en version till en villaägare med luftvärmepump och en till en villaägare med bergvärme eller luft-vatten — de har olika mycket att förlora.
Lämna priset tomt så fyller jag i det. Lova ingen besparing i kronor och påstå inte att avtalet förlänger livslängden med ett visst antal år. Varmt, kort, lätt att svara ja på. Skriv på svenska, med du-tilltal.

Erbjudandet ska ut i september. I november har du inte tid att skriva det, och i mars har kunden glömt varför det spelade roll.

Skriv korta bokningsmeddelanden för höstens servicerunda, ett per kund.
Kunder och anläggningar: [lista, t.ex. Nyberg, Storgatan 4 — luft-vatten 8 kW installerad 2021, serviceavtal; Ahlgren, Ekvägen 12 — luftvärmepump 2019, inget avtal; brf Björken, Parkgatan 2 — bergvärme, avtal, kontakt är vicevärden].
Var jag är vilka dagar: [t.ex. norra området tisdag och onsdag, södra torsdag].
För varje: föreslå två tider som ligger geografiskt vettigt, säg ungefär hur lång tid besöket tar, vad de behöver göra innan jag kommer (t.ex. göra pannrummet framkomligt, ha utedelen fri från växtlighet och skräp), och att de kan svara med ett ord.
Gruppera dem så jag kör minst möjligt per dag och flagga om något ligger uppenbart fel i rundan. Skriv på svenska.

Skriv ett kort och rakt meddelande till [elektrikerns namn] om inkopplingen på [adress].
Jobbet: [t.ex. luft-vatten 8 kW, innedel och ackumulatortank i pannrummet, utedel på norrgaveln].
Var vi står: [t.ex. jag är på plats [dag], pumpen är levererad, rören dras på förmiddagen, jag behöver strömmen inne innan jag kan driftsätta på eftermiddagen].
Vad jag behöver av honom: [t.ex. en säkring till i centralen, matning fram till innedelen, kommunikationsledning enligt tillverkarens schema, och att han är på plats [dag] senast [tid]].
Be om en bekräftelse med ett ord, och om ett besked i dag om det inte håller — för då bokar jag om hela dagen i stället för att stå där med en anläggning jag inte kan driftsätta.
Skriv också en version till kunden som förklarar varför elektrikern måste vara klar innan jag kan sätta igång.
Kort, rakt, ingen artighetssoppa. Skriv på svenska.

Anläggningen du inte kan driftsätta är två resor i stället för en. Bekräftelsen dagen innan kostar dig ett sms.

Det har precis kommit in ett akut ingen-värme-jobb: [t.ex. barnfamilj på Lövgatan 7, pumpen larmar och huset är på 15 grader, de har ingen reservvärme].
Så här ser min dag ut: [t.ex. filterservice hos Nyberg kl. 09, platsbesök för offert på bergvärme hos Ek kl. 11, planerad installation dag två hos Holm hela eftermiddagen, elektrikern kommer dit kl. 13].
Hjälp mig: 1) föreslå hur jag lägger om dagen med minst skada — utgå från att den akuta värmen går först, att en installation med elektriker inbokad är dyrast att flytta, och att ett platsbesök oftast går att skjuta en dag, 2) skriv de korta meddelandena till var och en som påverkas, 3) skriv meddelandet till den akuta kunden om när jag är där.
Var ärlig i meddelandena, hitta inte på en ursäkt åt mig, och erbjud den som flyttas ett konkret nytt förslag i stället för "jag hör av mig". Skriv på svenska.

Skriv ett kort och varmt meddelande där jag ber [kundens namn] lämna ett omdöme på Google nu när installationen på [adress] är klar.
Nämn något konkret från just deras jobb: [t.ex. att vi fick ut den gamla oljepannan och hade värmen igång samma dag, eller att de hade varit kalla i en vecka innan vi kom].
Säg att det verkligen betyder mycket för ett litet lokalt värmepumpsföretag, och gör det enkelt: nämn att jag skickar länken.
Ödmjukt och utan press. 2-3 meningar. Skriv på svenska.

Skicka det kvällen efter driftsättningen, medan huset precis blivit varmt och de fortfarande går runt och känner på radiatorerna.

Skriv ett genuint och vänligt svar på det här femstjärniga omdömet för mitt värmepumpsföretag: "[klistra in omdömet]".
Tacka kunden vid namn om det finns med, nämn något konkret från just deras jobb (t.ex. att vi kom samma dag under köldknäppen, eller att de bytte från oljepanna till bergvärme), och håll det varmt och mänskligt.
Det får inte låta som en mall. Skriv på svenska.

Hjälp mig svara på ett negativt omdöme för mitt värmepumpsföretag. Omdömet lyder: "[klistra in omdömet]".
Min bild / vad som faktiskt hände: [dina anteckningar, t.ex. de är besvikna på elräkningen men har vridit upp värmekurvan själva efter injusteringen, eller reservdelen var slut hos tillverkaren i tre veckor och det låg utanför min kontroll — men det säger vi inte offentligt på det sättet].
Skriv ett lugnt och professionellt offentligt svar: bekräfta kundens upplevelse, gå inte i försvar, bråka inte offentligt om vem som ändrat inställningarna eller om leveranstider, och bjud in kunden att kontakta mig direkt så vi löser det.
Kort och sansat. Skriv på svenska.

Skriv två korta meddelanden.
1) Ett till [kundens namn] några veckor efter installationen på [adress]: hör hur huset känns nu när det varit igång ett tag, fråga om något känns ojämnt (då kommer jag och justerar), och fråga om de känner någon annan som fryser i vinter eller sitter kvar med en gammal panna.
2) Ett till samma kund om [det de nämnde men sköt upp, t.ex. luftvärmepumpen till garaget eller uthuset / den trötta pumpen i deras hyresetta / serviceavtalet de tänkte återkomma om]: en lätt påminnelse om att vi gärna räknar på det när de är redo.
Vänligt, inte påträngande, inga rabattkampanjer. Ska låta som en lokal tekniker som gjorde ett bra jobb och gärna kommer tillbaka. Skriv på svenska.

Skriv ett artigt men bestämt mejl till [grossistens namn] om en försenad leverans till mitt konto.
Beställning: [vad du beställt, t.ex. utedel 8 kW enligt modellnummer X, ackumulatortank 300 l, konsoler och rörsats] lagd den [datum], ordernummer [nummer].
Den skulle levererats [datum]. Jag har [t.ex. installationen inbokad och elektrikern beställd] den dagen, och kunden sitter [t.ex. på elpatron / med en pump som larmar] under tiden.
Be om ett fast leveransdatum, om besked i dag om det inte håller, om ett alternativ om modellen är slut — och uttryckligen om att bli uppringd, inte mejlad, vid ändring.
Om de skickat fel modell tidigare, nämn det sakligt en gång utan att göra det till ett gräl. Professionellt och rakt på sak. Skriv på svenska.

Skriv en garantianmälan till [tillverkaren] och en kort intern anteckning till mig själv.
Anläggning: [fabrikat, modell, serienummer]. Installerad: [datum] på [adress] av mig. Driftsättning registrerad: [ja/nej, datum].
Felet: [vad som hänt, t.ex. kompressorn drar inte igång, felkod [kod] i displayen, larmloggen visar [vad]].
Vad jag gjort: [t.ex. mätvärden, kontroll av matning och säkringar, kontroll av flöden och tryck, återställning som inte höll].
Skriv anmälan så den innehåller allt de brukar fråga efter i första svaret — serienummer, installationsdatum, felkod, larmlogg, mätvärden, vad som redan uteslutits, och kundens situation (t.ex. hus utan värme, elpatron går) — så vi slipper tre veckors mejlpingpong.
Be om ett ärendenummer och ett besked om reservdel och leveranstid.
Skriv också en intern anteckning med datum och vad jag ska jaga och när, om de inte svarat.
Påstå inte att felet omfattas av garantin — beskriv bara vad jag observerat. Hitta inte på mätvärden eller felkoder som inte står i mina anteckningar. Skriv på svenska.

Garantiärendet du anmälde och glömde är arbetstid du redan ätit. En anteckning med ett datum är skillnaden mellan en kredit och en avskrivning.

Gör om mina anteckningar från driftsättningen till en snygg sammanställning som jag kan gå igenom, komplettera och lägga till jobbet.
Anläggning: [fabrikat, modell, serienummer, effekt]. Adress: [adress]. Datum: [datum].
Mina anteckningar: [tala in allt, t.ex. inkopplad och fylld, luftad, flöde kontrollerat, värmekurva satt enligt husets radiatorkrets, varmvatten inställt, larmlogg tom, kunden fick genomgång av displayen och filtren, kvarstår: uppföljande injustering om två veckor].
Ställ upp det som ett underlag med rubriker: anläggningsuppgifter, vad som utförts, inställningar som satts, kvarstående punkter med datum, och vad kunden informerats om.
Lämna varje mätvärde och inställning som [fyll i] om det inte står i mina anteckningar — hitta absolut inte på siffror.
Skriv en rad om att det här är mitt underlag, som jag stämmer av mot tillverkarens anvisningar och det protokoll jag är skyldig att upprätta — det ersätter det inte, och det är ingen bekräftelse på att något är godkänt. Skriv på svenska.

Låt aldrig ett utkast passera som protokoll. Underlaget sparar dig skrivandet — godkännandet är fortfarande ditt och ditt certifikats.

Hjälp mig ordna mina spridda anteckningar om köldmediehantering inför rapporteringen, så jag ser vad som saknas.
Mina anteckningar: [klistra in eller tala in, t.ex. jobb, datum, anläggning, fabrikat och modell, serienummer, vad som gjorts, om något fyllts på eller tömts, vem som utfört].
Ställ upp det som en tydlig tabell per anläggning och datum, och gör en separat lista med "det här saknas innan det går att rapportera" — t.ex. serienummer, anläggningens ID, mängder, datum, vem som utförde, kundens uppgifter.
Fyll INTE i något jag inte skrivit, och räkna inte ut några mängder åt mig.
Skriv en rad om att den här sammanställningen bara är mina egna anteckningar i ordning — kraven, mängderna och själva rapporteringen är mitt ansvar och mitt certifikats, och jag stämmer av allt mot gällande regler innan något lämnas in. Skriv på svenska.

AI:n gör högen sökbar. Den avgör aldrig vad reglerna kräver — det gör du.

Skriv ett kort och vänligt mejl att skicka med fakturan till [kundens namn] för installationen på [adress].
Vad som gjorts: [t.ex. luft-vatten 8 kW installerad, gamla oljepannan demonterad och bortforslad, injusterad och driftsatt].
Ta med: att fakturan är bifogad, totalsumman [belopp] och förfallodatum [datum], vad som återstår om något ([t.ex. uppföljande injustering om två veckor]), att driftsättningsunderlaget och garantiuppgifterna är bifogade, hur kunden betalar [betalsätt], och en rad om att de hör av sig direkt till mig om något känns ojämnt.
Om jag skrivit att det är ett ROT-jobb: nämn bara att ROT-avdraget hanteras på fakturan med uppdelning på arbete och material och att jag stämmer av deras uppgifter — ange inga procentsatser, belopp eller gränser, och påstå inget om vad de har kvar att utnyttja.
Varmt och professionellt. Skriv på svenska, med du-tilltal.

Skicka den från uppfarten, inte på söndagen när det ligger fyrtio av dem. Varje dag du väntar är en dag till innan du får betalt.

Skriv en artig påminnelse till [kundens namn] om en förfallen faktura för [jobb, t.ex. servicebesöket / installationen] på [adress].
Faktura [nummer], belopp [belopp], förföll [datum].
Utgå från att det är ett ärligt förbiseende, håll tonen vänlig, påminn kort om vad som gjordes, upprepa hur kunden betalar och be dem höra av sig om något är oklart.
Skriv också en andra, kortare version att skicka om det gått ytterligare en vecka — fortfarande vänlig, men tydlig. Bestämt men respektfullt.
Servicefakturorna är små nog att glömmas bort och det finns femtio av dem — skriv så att jag kan skicka samma sak till alla utan att någon känner sig uthängd. Skriv på svenska.