AI Prompts for Tradies
Gratis AI-playbook · 19 sider · ingen bindinger Varmepumpefirmaer med AI tager telefonen, når alle ringer på én gang Få taget telefonen i årets første rigtige kuldeperiode, mens du har vakuumpumpen kørende. Send tilbuddet på jordvarmeanlægget, før du kører fra indkørslen. Få serviceaftalerne ud i september, ikke "til næste år". Playbooken viser præcis hvordan — mens du bliver stående i bryggerset. Hent den gratis playbook →

AI-prompts til varmepumpemontører

Gratis prompts, du kan kopiere og bruge i dag — i servicebilen mellem to udkald, eller ved køkkenbordet når tilbuddet på jordvarmen skulle have været sendt i fredags.

Kort fortalt: Varmepumpemontører bruger AI som en hurtig skrive- og tænkemakker. Du indsætter en prompt, skifter det ud, der står i [kantede parenteser], med detaljerne fra din sag, og så skriver den udkastet: tilbuddet ud fra din gennemgang i bryggerset, garantisagen til producenten med serienummer og fejlkode, svaret til boligejeren der ringer med en alarm i displayet, tilbuddet om en serviceaftale eller mailen til grossisten — på få sekunder. Du læser det stadig igennem og trykker send. Den erstatter ikke dit fag; den rydder papirarbejdet af vejen, så du kan komme tilbage til udedelen.

Sådan bruger du siden: vælg en prompt herunder, kopiér den ind i ChatGPT, Copilot, Gemini eller Claude, erstat alt i [parenteser] med dine rigtige oplysninger, og læs teksten igennem, før du sender. AI rører aldrig kølemidlet, tilslutter ikke el, idriftsætter ingen anlæg og attesterer ingenting — indgrebet i kølekredsen, el-tilslutningen og registreringen er dit ansvar og dit certifikat.

Hop til et afsnit

1. Tilbud og prissætning

Et jordvarmeanlæg er den største check, kunden skriver på huset uden at flytte. Tilbuddet vinder eller taber sagen på, hvor hurtigt og hvor klart det lander. De her prompts tager dine talebeskeder fra bryggerset og gør dem til et dokument, der ser ud som et firma tre gange så stort.

Lav gennemgangen om til et tilbud på jordvarme eller luft til vand
Du er en erfaren varmepumpemontør, der skriver et tilbud til en boligejer.
Lav mine talebeskeder fra gennemgangen om til et klart, specificeret tilbud i et almindeligt sprog.
Kunde: [kundens navn]. Adresse: [adresse].
Hvad jeg så og sagde: [sig det hele ind, fx murermestervilla fra halvfjerdserne, ca. 140 kvadratmeter, oliefyr fra 2004 der skal ud, uden for fjernvarmen, radiatorkreds med gamle støbejernsradiatorer, skal have jordvarme / luft til vand på 8 kW, udedelen på nordgavlen på en betonsokkel, indedel og beholder i bryggerset, cirka otte meter rørføring, tavlen har plads til en gruppe mere, en dag plus en halv til indregulering og idriftsætning].
Sagstype: [jordvarme med jordslanger eller boring / luft til vand / udskiftning af en eksisterende pumpe].
Del tilbuddet op i linjer, kunden forstår (pumpe, beholder, jordarbejde eller boring hvis det er aktuelt, rørføring, el-tilslutning, demontering og bortskaffelse af det gamle fyr, indregulering og idriftsætning, retablering).
Skriv en kort indledning og et afsnit med "det er med / det er ikke med" — vær særligt tydelig om elektrikeren og et eventuelt jordarbejde.
Lad priserne stå tomme, så jeg selv udfylder dem. Find ikke på ydelser, mængder eller boringsdybder, der ikke står i mine noter — skriv i stedet, hvad du mangler. Lov ingen besparelse og skriv ingen virkningsgrad. Skriv på dansk.

Sig det ind i telefonen, mens du stadig står i bryggerset. Så er tilbuddet i gang, før du kører fra indkørslen.

Hurtigt prisoverslag på en luft til luft-pumpe
Skriv et kort, tydeligt prisoverslag på en luft til luft-varmepumpe til [kundens navn] på [adresse].
Hvad jeg så: [fx hus i ét plan med åbent køkken-alrum, elvarme i dag, udedelen på gavlen ca. 1,5 m over terræn, indedelen i stuen over sofaen, kort kanalføring, kondensafløb ud i faskine].
Model og ydelse, jeg foreslår: [model, kW].
Mine faste inklusioner: [fx konsol, kondensafløb, kanal, gennemføring, retablering, opstart og gennemgang med kunden].
Skriv overslaget som et enkelt tilbud på én side: hvad der monteres, hvor, hvad der er med, cirka hvor lang tid det tager på adressen, og hvad kunden skal forberede.
Lad prisen stå tom til mig. Lov ingen besparelse i kroner eller procent. Skriv på dansk.

Den lille opgave skal ikke koste dig en aften. Det er den opgave, der gør dig til deres montør, den dag det gamle fyr endelig siger stop.

Stil spørgsmålene om varmebehovet, før du prissætter
Jeg skal regne på et varmeanlæg til [hustype, fx et hus i to plan fra 1978] på [adresse] og vil ikke prissætte med huller i.
Det, jeg ved i dag: [alt hvad du har, fx ca. 160 kvadratmeter plus kælder, oliefyr, uden for fjernvarmen, radiatorer i hele huset undtagen køkkenet, tre-lags ruder skiftet i 2015, kunden synes der er koldt på første sal].
Giv mig en spørgeliste, jeg skal have svar på, før jeg dimensionerer og prissætter — fx opvarmet areal og loftshøjde, nuværende forbrug pr. år, isolering og vinduer, radiatorkredsens temperaturbehov, om der er gulvvarme nogen steder, varmtvandsbehov og antal beboere, tavlens størrelse og gruppe, plads i bryggerset til en beholder, grundens muligheder for jordslanger eller boring, adgang for servicebilen.
Stil spørgsmålene, som jeg kan stille dem til kunden i telefonen, i den rækkefølge der gør, at jeg kan stoppe tidligt, hvis det ikke er en opgave for mig.
Regn IKKE nogen ydelse, dimensionering eller fremløbstemperatur ud for mig — det gør jeg selv ud fra svarene. Skriv på dansk.
Tjek tilbuddet for det, jeg har glemt
Du er en erfaren kalkulator i et varmepumpefirma, der læser mit grundlag igennem, før jeg sætter priser på.
Sag: [type, fx skift fra oliefyr til jordvarme] på [adresse]. Mit nuværende tilbud: [indsæt dine linjer].
Skriv, hvad man typisk glemmer på den slags sager — demontering og bortskaffelse af det gamle fyr, tømning og afblænding af olietanken, konsoller og betonsokkel til udedelen, kondensafløb, beholder og ekspansionsbeholder, snavssamler, rørisolering, gennemføringer og tætning, elektrikerens timer og en eventuel ekstra gruppe, kabel og kommunikationsledning, gennemskylning af radiatorkredsen, indregulering og idriftsætning, retablering og oprydning, kørsel, andet besøg til efterjustering, og ventetid på jordfirmaet eller elektrikeren.
Bare en tjekliste med "har du husket at regne med..."-spørgsmål. Find ikke på priser, ydelser eller mængder, og tag ikke beslutninger om dimensionering, el-installation eller kølemiddelregler for mig. Skriv på dansk.

Den bliver ikke træt kl. 21.30 og glemmer konsollerne. Det er hele pointen.

Håndtér en kunde, der synes prisen er høj
En kunde siger, at mit tilbud på [sag, fx luft til vand-anlægget] er højere end forventet, og nævner en pakkepris fra en netbutik eller et bud fra et andet firma. Hjælp mig med at skrive et høfligt og selvsikkert svar.
Mit tilbud dækker: [de vigtigste ting, fx en pumpe der er dimensioneret rigtigt til huset, beholder, gennemskylning og indregulering af radiatorkredsen, elektrikerens tilslutning, demontering og bortskaffelse af det gamle fyr, idriftsætning og gennemgang, og at det er mig, der kommer, når den alarmerer en søndag i februar].
Det, jeg har mistanke om mangler i det billige bud: [fx indregulering, el-tilslutning, bortskaffelse af det gamle fyr, beholder og tilbehør, og hvem der reelt kommer på service].
Vær ikke defensiv, sæt ikke prisen ned, og tal ikke dårligt om det andet firma. Foreslå i stedet, at vi stiller de to tilbud op linje for linje, så kunden sammenligner det samme, og nævn at en pumpe, der er forkert dimensioneret til huset, koster dem hver eneste vinter, den står der.
Kort og respektfuldt. Skriv på dansk.

2. Kundekontakt

Ingen, der sidder i et koldt hus i november, lægger en besked — de ringer til det næste firma. Og den, der ringer, er ikke altid en køber. De her prompts hjælper dig med at svare hurtigt og sortere rigtigt.

Triagér det første opkald i kuldeperioden
Hjælp mig med at sortere en akut forespørgsel i årets første rigtige kuldeperiode.
Hvad kunden sagde: "[indsæt eller sig ind, hvad de sagde, fx huset er koldt, pumpen viser en alarm, den er fra 2009, vi ved ikke hvad den hedder]".
Hvad jeg ved: [fx de ringede 06.40, jeg har fuld dag, jeg er i deres område i morgen formiddag].
Giv mig tre ting:
1) De spørgsmål, jeg skal stille på 60 sekunder for at finde ud af, hvad det faktisk er: hvad der sidder der (fabrikat, model, cirka årgang), hvad displayet viser, om huset er helt koldt eller bare køligt, om der er anden varme, om der er børn eller ældre i huset, om de ejer eller lejer, og om pumpen er så gammel, at det reelt er en udskiftning, de har brug for.
2) En vurdering af, om det her ligner en rigtig køber (en udskiftning, en reel fejl) eller en, der leder efter en billig lappeløsning på en pumpe, der alligevel er færdig — og sig, hvad i deres svar der peger hvilken vej.
3) En kort sms tilbage: hvornår jeg kan være der, hvad de kan gøre imens for at holde på varmen, og hvad jeg skal vide, før jeg kommer.
Stil ikke en diagnose for mig, og gæt ikke på, hvad fejlkoden betyder. Skriv på dansk.

Den uge ringer de alle sammen på én gang. Det, der afgør, hvad du tjener, er ikke hvor mange du svarer — det er hvem du kører til først.

Svar på en ny forespørgsel
Skriv et venligt, professionelt svar på en ny forespørgsel om en varmepumpeopgave.
Kunden skrev: "[indsæt kundens besked, fx vi har stadig oliefyr og overvejer jordvarme, hvad koster det?]".
Jeg driver et varmepumpefirma i [område] og laver [fx jordvarme, luft til vand, luft til luft-pumper og service].
Sig tak, bekræft at det lyder som noget, vi laver, og stil de 4-5 spørgsmål, jeg har brug for, før jeg booker en gennemgang: [fx adresse, hustype og cirka areal, hvad der varmer huset i dag og hvor gammelt det er, om de er uden for fjernvarmen, radiatorer eller gulvvarme, cirka forbrug pr. år, hvornår de gerne vil i gang].
Skriv, at jeg kommer ud og kigger i bryggerset, før jeg regner — en pris på et varmeanlæg over telefonen bliver altid forkert.
Hold det kort og let at læse på en telefon. Lov ingen besparelse og skriv ingen pris.
Forklar fremløbstemperatur i et almindeligt sprog
Forklar [teknisk forhold, fx hvorfor fremløbstemperaturen skal ligge så lavt, som huset kan klare / hvorfor pumpen kører længe og jævnt i stedet for at starte og stoppe / hvorfor udedelen iser til og derefter afrimer / hvorfor beholderen er nødvendig] til en boligejer, der ikke er montør.
Baggrund: [fx kunden har skruet varmekurven op, fordi det føltes koldt, og undrer sig nu over elregningen].
Brug en enkel hverdagssammenligning, hold det på ét kort afsnit, og slut med, hvad det betyder for kunden (komfort, elregning, pumpens levetid), uden at gøre dem bange.
Skriv ikke, at en bestemt indstilling er "rigtig" til lige netop deres hus — det afgør jeg på stedet efter indreguleringen. Skriv ingen tal eller grader.
Almindeligt, venligt dansk.

Den boligejer, der forstår sin varmekurve, ringer halvt så tit — og anbefaler dig dobbelt så gerne.

Giv en dårlig nyhed på en rolig måde
Hjælp mig med at skrive en rolig, ærlig besked til [kundens navn] om et problem med varmen på [adresse].
Problemet: [hvad jeg fandt, fx kompressoren er stået af, og pumpen er 14 år gammel, en reparation koster næsten det halve af en ny / reservedelen er i restordre hos producenten og kommer om tre uger / vi fandt en utæthed på kølekredsen].
Hvad det betyder: [påvirkning på tid, penge og varmen i huset lige nu].
Det, jeg anbefaler: [næste skridt, fx jeg sætter el-patronen i gang, så huset holder varmen, mens vi beslutter, jeg prissætter en udskiftning til i morgen, og vi booker den, så snart du siger ja].
Anerkend problemet lige ud, undskyld ikke i én uendelighed, forklar mulighederne (reparere kontra skifte) med hvad der taler for hver, og gør det klart, at huset ikke står koldt, mens de tænker over det.
Rolig og professionel tone — husk, at de sidder i et koldt hus, mens de læser det. Skriv på dansk.
Et opkald om en andens montage
Skriv et kort, neutralt svar til [kundens navn], der har ringet om et anlæg, jeg ikke har monteret.
Hvad de siger: [fx det blev monteret for to år siden af et firma, der ikke svarer længere, den alarmerer, og de synes, den bruger meget strøm].
Hvad jeg ved indtil videre: [fx fabrikat og model, alder, om der er en serviceaftale et sted].
Skriv: at jeg gerne kommer og kigger, hvad et første besøg indebærer, og at det afregnes [sådan her], og hvad jeg skal vide, før jeg kommer (fabrikat, model, serienummer, hvad displayet viser, hvilke papirer de har fra montagen — idriftsætningsrapport og garantibevis).
Vær tydelig om, at jeg ikke kan udtale mig om et andet firmas arbejde, før jeg har set anlægget, at en eventuel garanti hos producenten kan afhænge af, hvordan det blev idriftsat og registreret, og at jeg siger, hvad jeg ser på stedet — ikke hvad jeg tror over telefonen.
Tal ikke dårligt om det andet firma. Kort og sagligt. Skriv på dansk.

Det opkald er tit en serviceaftale og den næste udskiftning i forklædning. Behandl det derefter.

3. Planlægning, serviceaftaler og opfølgning

Det tilbud, ingen fulgte op på, bliver aldrig til en sag. Og serviceaftalerne — de faste indtægter, du godt ved ligger der — bliver solgt i september eller slet ikke.

Følg op på et tilbud, der er blevet stille
Skriv en venlig opfølgning til [kundens navn] på det tilbud, jeg sendte på [sag, fx jordvarmeanlægget] på [adresse] den [dato].
Spørg, om de har fået læst det, tilbyd at gennemgå, hvad boringen eller montagedagene reelt indebærer, og nævn cirka hvornår jeg har plads i kalenderen, hvis de vil i gang — nævn også, at kalenderen snører til, når kulden kommer.
Læg ikke pres på. De vejer rigtige penge op mod endnu en vinter med den gamle løsning — skriv det som et roligt puf, ikke som en sælger.
2-3 sætninger, skal lyde som et rigtigt menneske, ikke som en rykker-robot. Skriv på dansk.

Den ene besked vinder flere opgaver, end det nogensinde vinder at sætte prisen ned, for de fleste konkurrenter sender den aldrig.

Tilbuddet om en serviceaftale, der går ud i september
Skriv et kort tilbud om en serviceaftale, som jeg sender ud i september til alle, jeg har monteret hos, før fyringssæsonen går i gang.
Mit firma: [firmanavn], varmepumpefirma i [område].
Hvad aftalen indeholder: [fx ét besøg om året før sæsonen, filterrens, rens og eftersyn af udedelen, kontrol af tryk og flow, aflæsning af alarmloggen, kontrol af fremløbet op mod varmekurven, prioriteret udkald i sæsonen, forrang i kalenderen].
Hvad kunden får ud af det: [fx at fejlen bliver fundet i september i stedet for midt i kuldeperioden, og at de kommer først i køen, når alle ringer på én gang].
Skriv en version til en boligejer med en luft til luft-pumpe og en til en boligejer med jordvarme eller luft til vand — de har vidt forskellige ting på spil.
Lad prisen stå tom til mig. Lov ingen besparelse i kroner, og skriv ikke, at aftalen forlænger levetiden med et bestemt antal år. Varmt, kort, nemt at sige ja til. Skriv på dansk.

Tilbuddet skal ud i september. I november har du ikke tid til at skrive det, og i marts har kunden glemt, hvorfor det betød noget.

Book efterårets servicebesøg
Skriv korte bookingbeskeder til efterårets servicerunde, én pr. kunde.
Kunder og anlæg: [list dem, fx Hansen, Skovvej 4 — luft til vand 8 kW monteret 2021, serviceaftale; Nielsen, Engvej 12 — luft til luft 2019, ingen aftale; Andelsboligforeningen Bøgen, Parkgade 2 — jordvarme, aftale, kontakten er viceværten].
Hvor jeg er hvilke dage: [fx nordlige område tirsdag og onsdag, sydlige torsdag].
For hver: foreslå to tidspunkter, der hænger geografisk sammen, sig cirka hvor lang tid besøget tager, hvad de skal gøre, før jeg kommer (fx rydde adgangen i bryggerset, holde udedelen fri for beplantning og skidt), og at de bare kan svare med ét ord.
Grupper dem, så jeg kører mindst muligt pr. dag, og gør opmærksom på det, der ligger åbenlyst forkert i runden. Skriv på dansk.
Ryk elektrikeren for tilslutningen
Skriv en kort, lige på besked til [elektrikerens navn] om tilslutningen på [adresse].
Opgaven: [fx luft til vand 8 kW, indedel og beholder i bryggerset, udedel på nordgavlen].
Hvor vi står: [fx jeg er på adressen [dag], pumpen er leveret, rørene bliver trukket om formiddagen, jeg skal have strøm inde, før jeg kan idriftsætte om eftermiddagen].
Hvad jeg skal bruge fra ham: [fx en gruppe mere i tavlen, forsyning frem til indedelen, kommunikationsledning efter producentens diagram, og at han er på adressen [dag] senest [tid]].
Bed om en bekræftelse med ét ord og om besked i dag, hvis det ikke holder — for så flytter jeg hele dagen i stedet for at stå der med et anlæg, jeg ikke kan idriftsætte.
Skriv også en version til kunden, der forklarer, hvorfor elektrikeren skal være færdig, før jeg kan sætte i gang.
Kort, lige på, ingen høflighedsfyld. Skriv på dansk.

Anlægget, du ikke kan idriftsætte, er to kørsler i stedet for én. Bekræftelsen dagen før koster dig én sms.

Flyt dagen, når et ingen-varme-udkald lander
Der er lige landet et akut ingen-varme-udkald: [fx en børnefamilie på Lærkevej 7, pumpen alarmerer, huset er på 15 grader, de har ingen anden varme].
Sådan ser min dag ud: [fx filterservice hos Hansen kl. 09, gennemgang for et jordvarmetilbud hos Lund kl. 11, planlagt montage dag to hos Holm hele eftermiddagen, elektrikeren kommer dertil kl. 13].
Hjælp mig med: 1) at foreslå, hvordan jeg lægger dagen om med mindst mulig skade — gå ud fra, at den akutte varme kommer først, at en montage med elektrikeren booket er dyrest at flytte, og at en gennemgang som regel kan rykkes en dag, 2) at skrive de korte beskeder til hver enkelt, det påvirker, 3) at skrive beskeden til den akutte kunde om, hvornår jeg er der.
Vær ærlig i beskederne, find ikke på en undskyldning for mig, og giv den, der bliver flyttet, et konkret nyt forslag i stedet for "jeg vender tilbage". Skriv på dansk.

4. Anmeldelser

Der findes ikke et bedre øjeblik at bede om en anmeldelse end det, hvor huset lige er blevet varmt for første gang i en uge. Næsten ingen varmepumpefirmaer gør det.

Bed en tilfreds kunde om en anmeldelse
Skriv en kort, venlig besked, hvor jeg beder [kundens navn] om en Google-anmeldelse, nu hvor montagen på [adresse] er færdig.
Nævn noget konkret fra netop deres opgave: [fx at vi fik det gamle oliefyr ud og havde varmen kørende samme dag, eller at de havde frosset i en uge, inden vi kom].
Sig, at det virkelig hjælper et lille lokalt varmepumpefirma, og gør det nemt: skriv at jeg sender linket.
Hold det ydmygt og uden pres. 2-3 sætninger. Skriv på dansk.

Send den aftenen efter idriftsætningen, mens huset lige er blevet varmt, og de stadig går rundt og mærker på radiatorerne.

Svar på en god anmeldelse
Skriv et ægte, venligt svar på denne 5-stjernede anmeldelse af mit varmepumpefirma: "[indsæt anmeldelsen]".
Sig tak ved navn, hvis navnet står der, nævn noget konkret fra deres sag (fx at vi kom samme dag midt i kuldeperioden, eller at de skiftede fra oliefyr til jordvarme), og hold det varmt og menneskeligt.
Det må ikke lyde som en standardtekst. Skriv på dansk.
Svar professionelt på en dårlig anmeldelse
Hjælp mig med at svare på en dårlig anmeldelse af mit varmepumpefirma. Der står: "[indsæt anmeldelsen]".
Min version / hvad der faktisk skete: [dine noter, fx de er skuffede over elregningen, men har selv skruet varmekurven op efter indreguleringen, eller reservedelen var i restordre hos producenten i tre uger, og det lå uden for min kontrol — men det siger vi ikke offentligt på den måde].
Skriv et roligt, professionelt offentligt svar: anerkend deres oplevelse, gå ikke i forsvar, diskutér ikke offentligt, hvem der har ændret indstillingerne, eller hvor lang leveringstiden var, og inviter dem til at kontakte mig direkte, så vi får det løst.
Kort og afbalanceret. Skriv på dansk.
Bed om en anbefaling — og hent næste sag hjem
Skriv to korte beskeder.
1) Én til [kundens navn] et par uger efter montagen på [adresse]: hør hvordan huset føles nu, hvor den har kørt et stykke tid, spørg om noget føles ujævnt (så kommer jeg og justerer), og spørg om de kender andre, der fryser i vinter eller stadig sidder med et gammelt fyr.
2) Én til den samme kunde om [det, de nævnte men udskød, fx luft til luft-pumpen til garagen eller udhuset / den trætte pumpe i deres udlejningslejlighed / serviceaftalen de ville vende tilbage om]: en let påmindelse om, at vi gerne regner på det, når de er klar.
Venlig, ikke anmassende, ingen rabatkuponer. Skal lyde som en lokal montør, der lavede et ordentligt stykke arbejde og gerne kommer igen. Skriv på dansk.

5. Grossist, garantisager og kontorarbejde

Udedelen der ikke kom, garantisagen der har ligget i tre uger, idriftsætningsrapporten et sted i billedrullen. Ryd det af vejen på et par minutter i stedet for en hel aften.

Ryk grossisten for en levering
Skriv en høflig, men bestemt mail til [grossistens navn] om en forsinket levering på min konto.
Bestilling: [hvad du har bestilt, fx udedel 8 kW efter modelnummer X, beholder 300 l, konsoller og rørsæt] afgivet den [dato], ordrenummer [nummer].
Den skulle være leveret [dato]. Jeg har [fx montagen booket og elektrikeren bestilt] den dag, og kunden sidder [fx på el-patron / med en pumpe der alarmerer] imens.
Bed om en fast leveringsdato, om besked i dag hvis den ikke holder, om et alternativ hvis modellen er udsolgt — og udtrykkeligt om at blive ringet op, ikke mailet, hvis der sker ændringer.
Hvis de har sendt den forkerte model før, så nævn det sagligt én gang uden at gøre det til et skænderi. Professionelt og lige på. Skriv på dansk.
Skriv garantisagen til producenten
Skriv en garantianmeldelse til [producenten] og en kort intern note til mig selv.
Anlæg: [fabrikat, model, serienummer]. Monteret: [dato] på [adresse] af mig. Idriftsætning registreret: [ja/nej, dato].
Fejlen: [hvad der er sket, fx kompressoren starter ikke, fejlkode [kode] i displayet, alarmloggen viser [hvad]].
Hvad jeg har gjort: [fx måleværdier, kontrol af forsyning og sikringer, kontrol af flow og tryk, en reset der ikke holdt].
Skriv anmeldelsen, så den indeholder alt det, de plejer at spørge om i første svar — serienummer, montagedato, fejlkode, alarmlog, måleværdier, hvad der allerede er udelukket, og kundens situation (fx hus uden varme, el-patron kører) — så vi slipper for tre ugers mail-pingpong.
Bed om et sagsnummer og om besked om reservedel og leveringstid.
Skriv også en intern note med dato for, hvad jeg skal rykke for og hvornår, hvis de ikke svarer.
Skriv ikke, at fejlen er dækket af garantien — beskriv kun, hvad jeg har observeret. Find ikke på måleværdier eller fejlkoder, der ikke står i mine noter. Skriv på dansk.

Garantisagen, du anmeldte og glemte, er timer, du allerede har ædt. En note med en dato er forskellen på en kreditnota og en afskrivning.

Saml idriftsætningen og indreguleringen
Lav mine noter fra idriftsætningen om til en ryddelig oversigt, jeg kan gennemgå, gøre færdig og lægge på sagen.
Anlæg: [fabrikat, model, serienummer, ydelse]. Adresse: [adresse]. Dato: [dato].
Mine noter: [sig det hele ind, fx tilsluttet og fyldt, udluftet, flow kontrolleret, varmekurve sat efter husets radiatorkreds, varmt vand indstillet, alarmlog tom, kunden fik gennemgang af display og filtre, udestående: efterjustering om to uger].
Stil det op som et grundlag med overskrifter: anlægsoplysninger, hvad der er udført, indstillinger der er sat, udestående punkter med dato, og hvad kunden er informeret om.
Lad hver måleværdi og indstilling stå som [udfyld], hvis den ikke står i mine noter — find absolut ikke på tal.
Skriv en linje om, at det her er mit eget grundlag, som jeg holder op mod producentens anvisninger og den rapport, jeg er forpligtet til at udarbejde — det erstatter den ikke, og det er ingen bekræftelse på, at noget er godkendt. Skriv på dansk.

Lad aldrig et udkast gå for en rapport. Grundlaget sparer dig for tastningen — godkendelsen er stadig din og dit certifikats.

Få styr på noterne til kølemiddelregistreringen
Hjælp mig med at få styr på mine spredte noter om kølemiddelhåndtering, så jeg kan se, hvad der mangler.
Mine noter: [indsæt eller sig ind, fx sag, dato, anlæg, fabrikat og model, serienummer, hvad der er lavet, om der er påfyldt eller aftappet, hvem der har udført det].
Stil det op som en tydelig tabel pr. anlæg og dato, og lav en separat liste med "det her mangler, før det kan registreres" — fx serienummer, anlæggets ID, mængder, datoer, hvem der udførte det, kundens oplysninger.
Udfyld IKKE noget, jeg ikke har skrevet, og regn ikke mængder ud for mig.
Skriv en linje om, at den her oversigt kun er mine egne noter sat i orden — kravene, mængderne og selve registreringen er mit ansvar og mit certifikats, og jeg holder det hele op mod de gældende regler, før noget bliver indsendt. Skriv på dansk.

AI'en gør bunken søgbar. Den afgør aldrig, hvad reglerne kræver — det gør du.

Skriv mailen, der følger med fakturaen
Skriv en kort, venlig mail, der skal sendes sammen med fakturaen til [kundens navn] for montagen på [adresse].
Hvad der er lavet: [fx luft til vand 8 kW monteret, det gamle oliefyr demonteret og bortskaffet, indreguleret og idriftsat].
Skriv: at fakturaen er vedhæftet, det samlede beløb [beløb] og betalingsfristen [dato], hvad der udestår hvis noget ([fx efterjustering om to uger]), at grundlaget fra idriftsætningen og garantioplysningerne er vedhæftet, hvordan de betaler [betalingsmuligheder], og en linje om, at de bare siger til direkte, hvis noget føles ujævnt.
Varmt og professionelt. Skriv på dansk.

Send den fra indkørslen, ikke om søndagen hvor der ligger fyrre af dem. Hver dag, du venter, er en dag lagt til, før den bliver betalt.

Ryk høfligt for en forfalden servicefaktura
Skriv en høflig påmindelse til [kundens navn] om en forfalden faktura for [opgaven, fx servicebesøget / montagen] på [adresse].
Faktura [nummer], beløb [beløb], forfaldt den [dato].
Gå ud fra, at det er en almindelig forglemmelse, hold en venlig tone, mind kort om hvad der blev lavet, gentag hvordan de betaler, og bed dem sige til, hvis der er noget galt.
Skriv også en anden, kortere version, jeg kan sende, hvis der er gået endnu en uge — stadig venlig, men tydelig. Bestemt, men respektfuldt.
Servicefakturaerne er små nok til at blive glemt, og der er halvtreds af dem — skriv det, så jeg kan sende det samme til alle, uden at nogen føler sig hængt ud. Skriv på dansk.

Kunne du tænke dig, at det bare … skete, uden at du kopierer og indsætter?

Prompts er en god start. Den rigtige gevinst kommer, når telefonen bliver taget, mens du står med vakuumpumpen i frostvejr, tilbuddet skriver sig selv ud fra dine talebeskeder fra bryggerset, garantisagen bliver rykket hver uge, uden du tænker over det, serviceaftalerne går ud i september af sig selv, og fakturaen er sendt fra indkørslen — automatisk, koblet sammen med din mail, din kalender og dine sager.

Hent den gratis AI-playbook til varmepumpemontører — hele systemet på 19 sider, uden fyld.

Hent den gratis playbook →

Eller hent PDF'en direkte →

Se, hvad The Everything kan gøre for varmepumpefirmaer →

Vil du hellere have én samlet AI, der allerede kender din virksomhed? Så kig på The Everything.

Ikke varmepumpemontør? Gå tilbage til håndværker-hubben, eller hent versionerne til VVS'ere og elektrikere.

Dit fag: Murere → Entreprenører → Snedkere → Tømrere → Betonfolk → Elektrikere → Hegnsmontører → Gartnere → Anlægsgartnere → Malere → Gipsmontører → VVS'ere → Tagmænd → Stenhuggere → Flisemontører →