Tekoälykehotteet lämpöpumppuasentajille

Toimi kokeneena lämpöpumppuasentajana, joka kirjoittaa tarjouksen yksityisasiakkaalle.
Muuta katselmukseni raapustukset selkeäksi ja asialliseksi tarjoukseksi ymmärrettävällä yleiskielellä.
Asiakas: [asiakkaan nimi]. Kohde: [osoite].
Sisältö omin sanoin: [esim. vuoden 1985 omakotitalo, 180 neliötä, vesikiertoinen lattialämmitys alakerrassa ja patterit yläkerrassa, öljykattila pois, 12 kilowatin ilma-vesipumppu, ulkoyksikkö pohjoisseinustalle betonijalustalle, uusi 300 litran varaaja, liitetään olemassa olevaan jakotukkiin, sähkökeskuksessa on vapaa lähtö, kaksi päivää plus sähköasentaja kytkennälle, vanha kattila kierrätykseen].
Erittele työt selkeiksi riveiksi osioittain ryhmiteltynä (ulko- ja sisäyksikkö, varaaja ja vesikiertoinen liitos, putkityöt ja kylmäaine, sähkötyöt, käyttöönotto, purku ja kierrätys), ota matkat ja työmaan kulut omaksi rivikseen, ja lisää lyhyt alkuteksti sekä osio "sisältyy hintaan / ei sisälly hintaan / rajaukset".
Erittele työn osuus omalle rivilleen, jotta asiakas voi hakea kotitalousvähennystä ilman että laskua pitää kirjoittaa uusiksi.
Jätä hinnat tyhjiksi, täytän ne itse. Kirjoita suomeksi, selkeällä yleiskielellä.

Syötä sille ensin pari omaa vanhaa tarjoustasi — silloin rakenne ja kieli osuvat sinun tyyliisi heti ensimmäisellä kerralla.

Kirjoita lyhyt ja siisti tarjous ilmalämpöpumpusta asiakkaalle [asiakkaan nimi], kohde [osoite].
Mitä näin katselmuksessa: [esim. kaksikerroksinen omakotitalo, avoin 45 neliön olohuone, sisäyksikkö sohvaseinän yläpuolelle, ulkoyksikkö päätyseinälle neljän metrin päähän, putkiveto varaston kautta, kondenssivesi ulos kaivoon, 7 kilowattia, nyt lämmitys sähköpattereilla].
Vakiosisältöni: [esim. seinäteline, kondenssiveden poisto, ulkopuolinen kouru, käyttöönotto ja säätö, asiakkaan opastus, siivous].
Muotoile näin: lyhyt alkuteksti, mitä toimitetaan ja asennetaan, mikä ei sisälly hintaan ([esim. sähköasentaja jos pitää vetää uusi lähtö, henkilönostin jos ulkoyksikkö tulee korkealle]), ja rivi siitä kauanko asennus kestää.
Pidä yhdellä sivulla — asiakkaan pitää pystyä lukemaan tämä puhelimesta. Jätä hinta tyhjäksi, täytän sen itse.

Lähetä se ennen kuin käännyt pihasta kadulle. Ilmalämpöpumpussa voittaa lähes aina se, joka ehtii ensin.

Teen tarjousta työstä [esim. ilma-vesipumppu vuoden 1978 omakotitaloon] asiakkaalle [asiakkaan nimi], kohde [osoite].
Listaa kysymykset, joihin tarvitsen vastauksen ennen kuin voin mitoittaa ja hinnoitella tämän oikein — se mitä minun pitää nähdä tai mitata katselmuksessa, ja se mitä minun pitää kysyä talon omistajalta.
Ota mukaan ne asiat jotka oikeasti ratkaisevat: [esim. lämmitettävä ala ja huonekorkeus, rakennusvuosi ja lisäeristykset, mikä taloa lämmittää nyt ja mikä on sähkönkulutus, vesikiertoinen lattialämmitys vai patterit ja millä menoveden lämpötilalla ajetaan, varaajan ikä ja koko, asukasmäärä ja lämpimän veden tarve, paikkakunnan mitoittava ulkolämpötila, ulkoyksikön paikka ja perustus, putkivedon pituus ja reitti, sähkökeskuksen kapasiteetti ja vapaa lähtö, melu naapurin suuntaan, lumi ja sulamisveden poisto ulkoyksikön alta].
Muotoile muistilistaksi, jonka voin käydä läpi paikan päällä.
Älä mitoita laitteistoa puolestani äläkä ehdota tehoa — laskennan teen itse. En vain halua huomata pakettiautossa istuessani, että yksi luku puuttuu.

Se yksi paluureissu siksi, että unohdit kysyä menoveden lämpötilan, syö koko keikan katteen.

Toimi kokeneena laskijana lämpöpumppufirmassa, joka tarkastaa tarjouksen ennen kuin lähetän sen.
Keikka: [esim. öljykattilan vaihto 12 kilowatin ilma-vesipumppuun ja uuteen varaajaan], kohde [osoite]. Nykyinen laskelmani: [liitä tarjousrivit].
Listaa asiat, jotka tämän tyyppisessä keikassa yleensä unohtuvat (ulkoyksikön perustus tai seinäteline, tärinänvaimentimet, kondenssiveden poisto ja sen sulanapito, putkieristys, läpiviennit ja tiivistykset, kylmäaine sen yli mitä koneessa on valmiina, sähköasentaja ja mahdollinen uusi lähtö, telineet tai nostin jos mennään korkealle, paisunta-astia ja varoventtiili, säätö ja käyttöönotto, asiakkaan opastus, vanhan laitteiston purku ja kierrätys, matkat, oma aikani papereihin).
Anna pelkkä muistilista muodossa "oletko huomioinut...". Älä keksi hintoja äläkä tee mitoitus- tai määräyspäätöksiä puolestani.

Juuri nämä rivit, eivät asennustunnit, syövät ilma-vesikeikan katteen.

Kirjoita 3 lyhyttä vaihtoehtoa lämpöpumppufirman tarjouksen ystävälliseksi loppukappaleeksi.
Yritykseni: [yrityksen nimi], lämpöpumppufirma alueella [paikkakunta], toiminut [määrä] vuotta.
Vahvuutemme: [esim. omat pätevät asentajat, mitoitamme emmekä arvaa, siisti putkiveto ja huoliteltu asennus, hoidamme takuurekisteröinnin valmistajalle, olemme tavoitettavissa kun pumppu pysähtyy tammikuussa, huoltosopimus kiinteällä hinnalla].
Pidä jokainen vaihtoehto 2-3 lauseessa, itsevarma mutta ei myyntipuheinen. Älä lupaa säästöistä, tehosta tai käyttöiästä mitään, mitä en ole pyytänyt sinua kirjoittamaan. Puhu suoraan ja rehellisesti, kuten suomalainen ammattilainen puhuu.

Kirjoita ystävällinen ja asiallinen vastaus uuteen yhteydenottoon lämpöpumppufirmalleni.
Asiakas kirjoitti: "[liitä hänen viestinsä, esim. meillä on öljykattila ja harkitsemme ilma-vesipumppua, saisiko teiltä hinnan]".
Olen lämpöpumppuasentaja alueella [paikkakunta]. Kiitä yhteydenotosta, vahvista että teemme tämän tyyppisiä keikkoja, ja kysy ne 4-5 asiaa jotka tarvitsen ennen katselmusta ([esim. mikä taloa lämmittää nyt, onko vesikiertoinen lämmitys vai patterit, suunnilleen kuinka iso ja minkä ikäinen talo, kuinka vanha varaaja on, milloin haluatte työn tehtävän]).
Ehdota katselmusta ja kerro, milloin palaan asiaan. Pidä lyhyenä ja helposti puhelimesta luettavana.

Selitä ilmalämpöpumpun ja ilma-vesilämpöpumpun ero talon omistajalle, joka ei ole alan ammattilainen.
Hänen talonsa: [esim. vuoden 1985 omakotitalo, vesikiertoinen lattialämmitys alakerrassa, öljykattila joka pitäisi saada pois, sähköpatterit yläkerrassa].
Käytä yksinkertaista arkista vertausta, kerro mitä nämä kaksi oikeasti lämmittävät ja mitä se tarkoittaa juuri tälle talolle, ja ole rehellinen siitä mikä on iso ero hinnassa ja työn laajuudessa.
Älä suosittele kumpaakaan äläkä anna lukuja säästöstä tai tehosta — ne tulevat minulta katselmuksen jälkeen.
Kirjoita se selityksenä, jonka voin itse tarkistaa ennen lähettämistä. Yksi lyhyt kappale kumpaakin tyyppiä kohden, selkeää ja ystävällistä suomea.

Tätä tarvitset joka ikinen viikko. Tallenna vastaus ja käytä uudelleen.

Auta minua kirjoittamaan rauhallinen vastaus asiakkaalle [asiakkaan nimi], kohde [osoite], joka soittaa koska lämpöpumppu ei pidä taloa lämpimänä nyt kun ulkona on [esim. 20 astetta pakkasta].
Laitteisto: [esim. 7 kilowatin ilmalämpöpumppu asennettu viime vuonna, lisäksi sähköpatterit / 12 kilowatin ilma-vesipumppu asennettu kolme vuotta sitten].
Mitä tiedän tai epäilen: [esim. tämä on mitoittava ulkolämpötila ja pumppu ajaa lisälämmöllä niin kuin pitääkin, se sulattaa useammin, ei vikakoodia, talossa on yhä 20 astetta mutta se palautuu hitaammin].
Selitä ymmärrettävästi, miksi lämpöpumpun teho laskee mitä kylmemmäksi käy, mikä on normaalia käytöstä pakkasjaksolla, ja mitä hän voi itse tehdä ([esim. antaa sen käydä tasaisesti sen sijaan että termostaattia vääntää edestakaisin, tarkistaa että suodattimet ovat puhtaat, pitää ulkoyksikön lumesta vapaana]).
Sano rehellisesti, että tulen katsomaan jos [esim. näytössä on vikakoodi tai talo oikeasti kylmenee], ja tarjoa huoltokäyntiä lupaamatta että jotain on vialla.
Älä tee diagnoosia puolestani. Ystävällinen ja rauhoittava — hänellä on kylmä, ja hän pelkää ostaneensa väärin.

Lähetä tämä hyvissä ajoin ennen tammikuuta, ei sen jälkeen. Ennakolta varoitettu asiakas ei soita vihaisena.

Asiakas sanoo, että tarjoukseni [esim. 7 kilowatin ilmalämpöpumpusta] on kalliimpi kuin netistä löytynyt toimitettuna ja asennettuna -hinta, joka on [summa] halvempi. Auta kirjoittamaan kohtelias ja itsevarma vastaus.
Tarjoukseeni sisältyy: [tärkeimmät sisällöt, esim. katselmus ja mitoitus, omat pätevät asentajat, seinäteline ja kondenssiveden poisto, siisti ulkopuolinen kouru, säätö ja opastus, takuurekisteröinti valmistajalle, ja se että minä tulen paikalle jos se pysähtyy tammikuussa].
Pointit jotka haluan esiin: että nettihinta on harvoin vertailukelpoinen ennen kuin näkee mitä siihen oikeasti sisältyy, ja että halvin luku muuttuu usein kalleimmaksi jos asennus ei sovi taloon — tai jos kukaan ei vastaa puhelimeen vuoden kylmimpänä päivänä.
Älä puolustele äläkä tiputa hintaa. Tarjoudu käymään molemmat rinnakkain läpi hänen kanssaan, rivi riviltä. Lyhyt ja kunnioittava.

Auta kirjoittamaan selkeä vastaus asiakkaalle [asiakkaan nimi], kohde [osoite], sen jälkeen kun olen käynyt katsomassa toisen firman asentamaa lämpöpumppua.
Mitä löysin: [omat muistiinpanosi, esim. ulkoyksikkö suoraan maassa ilman perustusta ja painunut vinoon, kondenssiveden poisto oli jäässä, kaksi metriä eristämätöntä putkea, ei käyttöönottopöytäkirjaa, näytössä vikakoodi E5].
Mitä tein tänään: [esim. sulatin poiston ja mittasin paineet].
Muotoile näin: mitä havaitsin, mitä tein tänään, mitä suosittelen jatkoksi, ja kenen kanssa hänen kannattaa asia hoitaa jos kyse on asennuksen takuusta tai reklamaatiosta.
Pidä sävy neutraalina ja tosiasioihin nojaavana — en puhu toista firmaa alas, kuvaan vain sen minkä näin. Älä totea puolestani, että jokin on takuuasia tai määräysten vastainen.
Päätä siihen, mitä voin tehdä hänen hyväkseen jos hän haluaa minun ottavan laitteiston hoitooni.

Kirjoita se niin kuin joku muu lukisi sen ääneen. Joskus niin oikeasti käy.

On vuoden ensimmäinen kunnon pakkasjakso ja minulla on [määrä] yhteydenottoa jonossa. Auta laittamaan ne järjestykseen.
Tässä ne ovat: [liitä lyhyesti mitä kukin koskee, esim. 1) kuollut pumppu, talossa 14 astetta, lapsiperhe, 2) haluaa hinnan ilma-vedestä kevääksi, 3) pumppu pitää ääntä mutta lämmittää, 4) taloyhtiö haluaa huoltosopimuksen kahdeksalle laitteelle, 5) kysyy voisinko "vain vilkaista" 12 vuotta vanhaa pumppua mahdollisimman halvalla].
Laita ne järjestykseen sen mukaan, kuinka kiire asiakkaalla on ja mikä on yritykselleni arvokkainta, ja perustele yhdellä lauseella miksi kukin päätyy siihen kohtaan.
Merkitse selvästi, kenelle minun on vastattava tänään vaikken ehtisi tulla paikalle, ja kenelle riittää soitto kun pakkanen hellittää.
Älä tee varauksia puolestani — haluan järjestyksen, ja ehdotuksen siitä mitä sanon niille jotka joudun siirtämään.

Viisi minuuttia tämän kanssa tammikuun aamuna on arvokkaampaa kuin tunti siivoamista illalla.

Kirjoita ystävällinen muistutusviesti asiakkaalle [asiakkaan nimi] tarjouksesta, jonka lähetin työstä [esim. ilma-vesijärjestelmä], kohde [osoite], päivämäärällä [pvm].
Kysy, onko hän ehtinyt katsoa sitä, tarjoudu käymään läpi mitä se tarkoittaa hänen sähkölaskulleen yhden talven aikana, ja pidä ote painostamattomana.
2-3 lausetta, kuulostaa oikealta ihmiseltä eikä perintärobotilta.

Lähetä kaksi päivää tarjouksen jälkeen. Ilma-vedessä asiakas puntaroi isoa rahaa — hän tarvitsee tönäisyn, ei alennusta.

Kirjoita lyhyt viesti käyttämälleni sähköasentajalle [nimi] kytkennän varaamiseksi.
Keikka: [esim. 12 kilowatin ilma-vesipumppu], kohde [osoite]. Saan asennuksen valmiiksi [pvm], ja tarvitsen hänet [pvm ja kellonaika].
Mitä hänen pitää tietää: [esim. sähkökeskus on kellarissa ja siinä on vapaa lähtö, ulkoyksikölle vedetään uusi lähtö, kaapeli on valmiiksi paikallaan, asiakas on kotona, pihaan voi pysäköidä, laitteistoon tarvitaan käyttöönottotarkastuspöytäkirja].
Pyydä vahvistus jo tänään ja ilmoitus heti, jos hän ei ehdi — olen luvannut asiakkaalle lämmön sille päivälle.
Suora ja ystävällinen, niin kuin asentajat keskenään puhuvat.

Vahvistamaton sähköasentaja on asennus, joka seisoo kylmänä asiakkaan odottaessa kotona.

Kirjoita lyhyt ja ystävällinen muistutus, jonka voin lähettää asiakkaille joille olen asentanut lämpöpumpun: on aika vuosihuollolle ennen lämmityskautta.
Heidän laitteistonsa: [esim. ilmalämpöpumppu asennettu kaksi vuotta sitten / ilma-vesipumppu ja varaaja].
Mitä huoltoon kuuluu: [esim. suodattimien puhdistus, höyrystimen ja pattereiden pesu, kylmäainemäärän ja paineiden tarkistus, kondenssiveden poiston tarkastus, ulkoyksikön puhdistus, asetusten ja toiminnan tarkistus, vikalokin luku].
Kerro yhdellä lauseella, miksi se tehdään nyt eikä tammikuussa — sen pitää olla puhdas ja kunnossa ennen kuin se joutuu tekemään kovinta työtään.
Kerro mitä se maksaa [hinta] ja kauanko se kestää, ja tee myöntymisestä helppoa: ehdota [kaksi vaihtoehtoista viikkoa].
Mainitse, että huoltosopimusasiakkaat saavat sen automaattisesti. Ystävällinen ja lyhyt, ei pelottelua pumpun hajoamisella.

Lähetä elokuussa. Marraskuussa lähetettynä kilpailet itsesi kanssa samoista päivistä.

Tässä ovat tämän viikon keikkani: [listaa, esim. Virtanen (Espoo) - ilma-vesi, päivä 2/2, sähköasentaja varattu keskiviikoksi; Nieminen (Vantaa) - ilmalämpöpumpun asennus, puoli päivää; neljä huoltokäyntiä Helsingissä; katselmus taloyhtiöön joka haluaa huoltosopimuksen; takuuasia josta pitää käydä ottamassa kuvat].
Laadi järkevä päiväkohtainen suunnitelma: missä minun on oltava itse paikalla, mikä riippuu siitä että joku muu on ensin valmis (esim. sähköasentaja), ja missä järjestyksessä ajan vähiten.
Jätä tilaa kiireellisille keikoille — on kylmä, ja puhelin tulee soimaan.
Huomauta selvästi, jos jokin näyttää liian tiukalta tai jos joku jää odottamaan toimitusta tukkurilta. Yksinkertainen lista, päivä kerrallaan.

Kirjoita lyhyt ja lämmin viesti, jossa pyydän asiakkaalta [asiakkaan nimi] Google-arviota nyt kun lämpöpumppu kohteessa [osoite] on asennettu ja käynnissä.
Viittaa johonkin konkreettiseen keikasta ([esim. että he olivat kolme päivää ilman lämmitystä, että saimme ulkoyksikön paikalleen ilman että pensasaitaa piti kaataa, tai että he ovat odottaneet tätä viime talvesta asti]), kiitä kärsivällisyydestä, kerro rehellisesti että arvio merkitsee paljon pienelle paikalliselle lämpöpumppufirmalle, ja tee siitä helppoa: mainitse että lähetän linkin.
Pidä nöyränä ja painostamattomana. 2-3 lausetta.

Kysy ennen kuin pakkaat auton, kun he vielä seisovat sisäyksikön alla ja tuntevat lämmön palaavan.

Kirjoita aito ja ystävällinen vastaus tähän 5 tähden arvioon lämpöpumppufirmalleni: "[liitä arvio]".
Kiitä nimellä jos nimi on mainittu, viittaa johonkin konkreettiseen hänen keikastaan (esim. ilma-vesijärjestelmä, ilmalämpöpumpun asennus tai huoltokäynti), ja jos hän on kehunut jotakuta asentajistamme — mainitse sekin.
Pidä ote lämpimänä ja inhimillisenä. Ei saa kuulostaa kopioidulta vakiovastaukselta.

Auta vastaamaan huonoon arvioon, jonka lämpöpumppufirmani sai. Arviossa lukee: "[liitä arvio]".
Oma näkemykseni / mitä oikeasti tapahtui: [omat muistiinpanosi, esim. hän kokee ettei pumppu lämmitä riittävästi, mutta se toimii oikein 18 asteen pakkasessa, ja talon lisäeristystarve otettiin esiin katselmuksessa ja se lukee tarjouksessa].
Kirjoita rauhallinen, ammattimainen julkinen vastaus: tunnusta hänen kokemuksensa, älä puolustele äläkä riitele tehoista, lämpötiloista tai summista julkisesti, ja pyydä häntä ottamaan suoraan yhteyttä, jotta käydään asia yhdessä läpi. Lyhyt ja maltillinen.

Vastauksen lukijat ovat seuraavia asiakkaitasi. Kirjoita heille, älä sille joka on vihainen.

Kirjoita rento viesti, jonka voin lähettää entisille asiakkaille: pyydä heitä pitämään meidät mielessä, jos tuttu, sukulainen tai naapuri harkitsee lämpöpumppua — tai jos heillä on sellainen joka alkaa olla ikäloppu.
Milloin lähetetään: [esim. elokuussa, ennen lämmityskautta].
Naapurit ovat nähneet pakettiautomme kadulla, joten voit viitata siihen kevyesti.
Ystävällinen, ei tuputtava, ei alennuskikkoja. Kuulostaa paikalliselta lämpöpumppufirmalta, joka tekee hyvää jälkeä ja arvostaa puskaradiota.

Kirjoita kohtelias mutta jämäkkä sähköposti tukkurille [tukkurin nimi] tilauksen perään.
Tilaus: [mitä tilasit, esim. 12 kilowatin ulkoyksikkö ja 300 litran varaaja Virtasen keikkaan], tehty [pvm], tilausnumero [numero].
Sen piti olla perillä [pvm]. Seuraus: [esim. asennus on sovittu asiakkaan kanssa torstaiksi, sähköasentaja on varattu, ja koko keikka joudutaan siirtämään jos tavara ei tule].
Pyydä sitova toimituspäivä jo tänään ja soitto heti, jos aikataulu pettää. Mainitse että minun on tiedettävä se nyt, ei torstaina, koska joudun siirtämään sekä asiakkaan että sähköasentajan. Asiallinen ja ytimekäs.

Kirjoita selkeä takuuilmoitus valmistajalle [valmistajan nimi] laitteistosta, jonka olen asentanut.
Laitteisto: [malli], sarjanumerot [ulkoyksikön sarjanumero] ja [sisäyksikön sarjanumero], asennettu [pvm] kohteeseen [asiakas/osoite], käyttöönottopöytäkirja [numero tai pvm].
Vika: [kuvaile, esim. ulkoyksikkö pysähtyy 20 minuutin jälkeen ja näyttää vikakoodin E5, kompressori ottaa oikean virran käynnistyessään, paineet ovat sallituissa rajoissa, vika palasi ulkoyksikön puhaltimen vaihdon jälkeen].
Mitä olen tehnyt vian selvittämiseksi: [omat vaiheesi, esim. lukenut vikalokin, mitannut paineet ja virrat, vaihtanut puhaltimen, tarkistanut kylmäainemäärän].
Liitteet jotka lähetän: [esim. kuvat arvokilvestä ja näytöstä, vikaloki, käyttöönottopöytäkirja].
Muotoile se helposti käsiteltäväksi: laitteisto ja sarjanumerot ylimmäksi, sitten vika, sitten se minkä olen sulkenut pois, sitten mitä pyydän ([esim. uusi kompressori takuuseen ja asennustuntien korvaus]).
Pyydä asianumero ja arvio käsittelyajasta. Asiallinen ja täydellinen — en halua kolmea kierrosta lisäkysymyksiä takaisin.

Se joka saa asianumeron ja kysyy perään viikoittain, saa hyvityksen. Se joka ei, syö tunnit itse.

Kirjoita kohtelias mutta jämäkkä muistutus takuuasiasta, joka ei ole edennyt mihinkään.
Asia: [asianumero], ilmoitettu [pvm] taholle [valmistaja/tukkuri], koskee laitetta [malli], sarjanumero [numero], asiakkaana [asiakas].
Tilanne kun viimeksi kuulin: [esim. "siirretty tekniselle osastolle" kolme viikkoa sitten, sen jälkeen ei mitään].
Seuraus: [esim. asiakas on ollut siitä asti ilman täyttä lämmitystä, olen rahoittanut ulkoyksikön itse, ja minulla on yhdeksän tuntia kiinni keikassa].
Pyydä konkreettinen tilannetieto tänään, tieto siitä kuka asiaa hoitaa, ja päivämäärä. Mainitse että minun on annettava asiakkaalle vastaus tällä viikolla.
Älä uhkaa, mutta tee selväksi että tämä on maannut liian kauan. Lyhyt ja asiallinen.

Auta minua kirjoittamaan siisti muistiinpano kylmäainepiiriin tehdystä toimenpiteestä, jonka itse kirjaan ylös ja arkistoin keikan kohdalle.
Laitteisto: [malli], sarjanumero [numero], kohteessa [asiakas/osoite]. Päivä: [pvm]. Kylmäainelaji: [laji].
Mitä tein: [omat muistiinpanosi, esim. vuodonetsintä ulkoyksiköstä, vuoto löytyi laippaliitoksesta, uusi liitos, tyhjiöinti ja täyttö, lisätty määrä ja talteenotettu määrä].
Muotoile se lyhyeksi ja täydelliseksi kirjaukseksi: laitteisto ja sarjanumero, päivä, mitä tehtiin, määrät sisään ja ulos, vuototarkastuksen tulos, ja kuka työn teki.
Kirjoita se luonnokseksi, jonka täytän ja tarkistan itse. Älä täytä määriä, arvoja tai arvioita joita en ole sinulle antanut, äläkä totea että jokin on määräysten mukaista — kirjanpidon teen minä, ja kylmäainepätevyys on minun nimissäni.

Sanele se pakettiautossa ennen kuin ajat seuraavalle keikalle. Siinä kohtaa kirjaus joko syntyy tai jää syntymättä.

Kirjoita lyhyt luovutusviesti, jonka voin lähettää asiakkaalle [asiakkaan nimi], kohde [osoite], kun asennus on valmis ja laite käynnissä.
Laitteisto: [esim. 12 kilowatin ilma-vesipumppu ja 300 litran varaaja / 7 kilowatin ilmalämpöpumppu].
Ota mukaan: mitä on asennettu (malli ja mihin), miten hän ohjaa sitä arjessa [esim. aseta ja anna käydä tasaisesti, älä sammuta ja käynnistä], mitä hän tekee itse ja kuinka usein [esim. pese suodattimet kerran kuussa lämmityskaudella, pidä ulkoyksikkö lumesta ja lehdistä vapaana, älä laita mitään sen eteen], mistä hän soittaa minulle [esim. vikakoodi näytössä, ääni jota ei ennen ollut, vettä lattialla], ja mitä tapahtuu seuraavaksi [esim. takuu on rekisteröity, ensimmäinen huolto vuoden päästä, huoltosopimus jos hän haluaa sen automaattisesti].
Mainitse että käyttöönottopöytäkirja ja takuupaperit ovat liitteenä.
Kirjoita selkeällä yleiskielellä talon omistajalle, ei teknisenä asiakirjana. Älä keksi arvoja tai asetuksia — jätä täytettävät kohdat [hakasulkeisiin].

Asiakas joka tietää miten pumppua käytetään, ei soita tammikuussa luullen sitä rikkinäiseksi.

Kirjoita lyhyt huoltosopimustarjous, jonka voin lähettää elokuussa kaikille joille olen asentanut lämpöpumpun.
Sopimukseni: [mitä siihen kuuluu, esim. vuosihuolto ennen lämmityskautta, suodattimien ja höyrystimen puhdistus, kylmäaineen ja paineiden tarkistus, vikalokin luku, etusija hälytyskäynneillä pakkasjaksolla, alennus varaosista, kiinteä vuosihinta].
Kohderyhmä: [esim. kaikki joille olemme asentaneet ilmalämpöpumpun viiden viime vuoden aikana].
Muotoile näin: miksi tämä tulee nyt (sen pitää olla kunnossa ennen kuin se joutuu tekemään kovinta työtään), mitä hän saa, mitä se maksaa [hinta] vuodessa, ja kuinka helppo siihen on vastata kyllä.
Ota mukaan se yksi lause jolla on hänelle merkitystä: kun on 20 astetta pakkasta ja puhelin soi tauotta, sopimusasiakas on jonossa ensimmäisenä.
Älä lupaa käyttöikää tai säästöä. Ystävällinen, lyhyt ja helppo hyväksyä.

Tämä on se yksi viesti, joka tasoittaa vuotesi. Laita se kalenteriin elokuulle — älä oman muistin varaan.