Prompty AI dla firm instalacyjnych

Wciel się w doświadczonego instalatora, który pisze wycenę dla klienta indywidualnego.
Zamień moje surowe notatki z wizji lokalnej w przejrzystą, rozpisaną na pozycje wycenę prostym językiem.
Klient: [imię i nazwisko klienta]. Adres: [adres].
Co widziałem i co ustaliliśmy, moimi słowami: [zakres, np. dom parterowy, cegła, cztery pomieszczenia, multi split, jednostka zewnętrzna od północy na wspornikach, jakieś osiem metrów trasy, w rozdzielnicy jest wolne miejsce, jeden dzień plus drugi na uruchomienie i regulację].
Rozpisz prace jako czytelne pozycje pogrupowane po elementach (jednostka zewnętrzna i montaż, jednostki wewnętrzne, trasa chłodnicza i izolacja, przewierty i uszczelnienia, odprowadzenie skroplin, zasilanie elektryczne, próba szczelności i uruchomienie, odtworzenie po robocie, sprzątanie), dodaj krótki, serdeczny wstęp oraz sekcję „co jest w cenie / czego nie ma w cenie / pozycje do uzgodnienia”.
Wszystkie kwoty zostaw puste, uzupełnię je sam. Naturalna, poprawna polszczyzna.

Nagraj to notatką głosową w drodze do auta i wklej transkrypcję — szkic będzie gotowy, zanim dojedziesz do domu.

Napisz zestawienie opcji dla klienta [imię i nazwisko] przy [adres], który wymienia stare źródło ciepła.
Budynek: [dane, np. dom z 1998, ściana dwuwarstwowa, okna wymienione, grzejniki oryginalne, kocioł ma 18 lat].
Opcja A — pompa ciepła jako jedyne źródło: [twój opis, np. plus wymiana dwóch grzejników w salonie i łazience].
Opcja B — układ hybrydowy albo pompa z kotłem jako wsparciem: [twój opis].
Zestaw je obok siebie: co dokładnie montuję, co to znaczy dla temperatury zasilania i komfortu w najzimniejszym tygodniu, co trzeba zrobić w rozdzielnicy i z przyłączem, ile dni roboty, i co to znaczy dla przeglądów później.
Kwoty zostaw puste — uzupełnię je sam. Nie wspominaj o żadnych dotacjach, programach ani o czasie zwrotu; to nie twoja rola.
Uczciwie, bez sprzedażowego lania wody, i napisz wprost, którą opcję rekomenduję i dlaczego.

Klient, który widzi dwie opcje obok siebie, nie dzwoni po trzecią wycenę. To ten dokument wygrywa krótką listę.

Wyceniam [rodzaj instalacji, np. multi split na cztery pomieszczenia] w [typ budynku, np. domu z 1998] przy [adres] i chcę mieć komplet danych z wizji lokalnej, zanim dobiorę moc.
Rozpisz listę pytań, którą mam przejść na miejscu: rok budowy i typ budynku, powierzchnia i kondygnacje, izolacja (ściany, dach, okna, przeszklenia i ich strona świata), obecne źródło ciepła z modelem i wiekiem, rodzaj grzejników albo podłogówki i na jakiej temperaturze zasilania dziś pracuje, ciepła woda i liczba domowników, rozdzielnica i wolne miejsce, moc przyłączeniowa i czy jest trójfazowe, gdzie może stanąć jednostka zewnętrzna i jak daleko od rozdzielnicy, przebieg trasy i przewierty, kto mieszka za ścianą, oraz czy w grę wchodzi wspólnota albo administracja.
Przy każdym pytaniu dopisz jedną linijkę, po co je zadaję, żebym mógł to wytłumaczyć klientowi.
To lista na moje potrzeby. Niczego nie licz, nie dobieraj mocy i nie zakładaj nic za mnie w obliczeniach zapotrzebowania — robię je sam.

Wycena, która się sypie, sypie się prawie zawsze na czymś, o co nie zapytałeś na wizji. Przejdź tę listę raz, za każdym razem.

Wciel się w doświadczonego instalatora, który przegląda moją wycenę, zanim wyślę ją klientowi.
Robota: [rodzaj, np. multi split na cztery pomieszczenia] przy [adres]. Moje obecne pozycje: [wklej swoje pozycje].
Wypisz wszystko, o czym przy takiej robocie najczęściej się zapomina: wsporniki albo podstawa pod jednostkę zewnętrzną, wibroizolatory, odprowadzenie skroplin i ewentualna pompka, izolacja trasy, koryta i przewierty z uszczelnieniem, wolny obwód i rozłącznik w rozdzielnicy, godziny elektryka, metry trasy ponad standard, próba szczelności i próżnia, protokół z uruchomienia, utylizacja starego sprzętu, dojazdy, odtworzenie tynku i malowanie, oraz wizyta kontrolna po pierwszym gorącym tygodniu.
Podaj to jako listę pytań „czy uwzględniłem…”, pogrupowaną po elementach.
Nie wymyślaj cen, nie dobieraj mocy i nie decyduj za mnie o zasilaniu elektrycznym ani o czynniku chłodniczym.

Dokładnie te pozycje, które inaczej idą z twojej marży. Przepuść przez to każdą wycenę.

Napisz krótką, schludną wycenę pojedynczej klimatyzacji dla klienta [imię i nazwisko] przy [adres].
Co widziałem: [opis, np. jedna jednostka wewnętrzna w sypialni na poddaszu, jednostka zewnętrzna na dachu przybudówki, jakieś sześć metrów trasy, przewiert przez ścianę szczytową, w rozdzielnicy jest wolny obwód, pół dnia roboty].
Rozpisz pozycje: jednostka wewnętrzna i zewnętrzna, materiał montażowy i wsporniki, trasa chłodnicza i izolacja, przewiert i uszczelnienie, odprowadzenie skroplin, zasilanie, próżnia i uruchomienie, sprzątanie.
Dopisz jeden akapit o tym, czego klient realnie może się spodziewać po jednej jednostce w tym pomieszczeniu, i jedno zdanie, że rejestrujemy sprzęt u producenta na potrzeby gwarancji.
Kwoty zostaw puste. Krótko, bez żargonu.

Pojedynczy split to często pierwsze spotkanie. Zrób go porządnie, a wycena pompy ciepła za trzy lata trafi do ciebie sama.

Napisz uprzejmą, profesjonalną odpowiedź na zgłoszenie awarii.
Klient napisał albo powiedział: „[wklej wiadomość, np. klima w ogóle nie chłodzi, a mamy 35 stopni i małe dziecko — albo: kaloryfery są zimne, kocioł nic nie robi, a w nocy był pierwszy przymrozek]”.
Jestem instalatorem z okolic [miejscowość] i jest szczyt sezonu, więc mam zapchany dzień.
Potwierdź, że zgłoszenie widzę, i zadaj 4–5 pytań, których potrzebuję, żeby to dobrze ocenić ([np. jaka marka i model jest zamontowany, czy na wyświetlaczu jest kod błędu, czy jednostka w ogóle rusza po zmianie na termostacie, czy w instalacji jest ciśnienie, czy leci ciepła woda, ile sprzęt ma lat]).
Podaj uczciwe widełki, kiedy mogę być [przedział], i jedną rzecz, którą mogą bezpiecznie sprawdzić sami [np. reset przyciskiem, czystość filtrów].
Ważne: nie podawaj instrukcji, przy której mają cokolwiek otwierać, ruszać instalację gazową albo elektryczną, dotykać czynnika chłodniczego czy robić coś, do czego potrzebne są uprawnienia. Przy zapachu gazu albo alarmie: natychmiast numer alarmowy, bez czekania na mnie.
Krótko i tak, żeby dało się to przeczytać na telefonie.

Poczta głosowa to miejsce, gdzie zlecenia idą umierać. Odpowiedź w dziesięć minut — nawet jeśli przyjedziesz dopiero w środę — zdejmuje cię z listy pięciu innych firm.

Pomóż mi napisać spokojne, uczciwe wyjaśnienie dla klienta [imię i nazwisko] przy [adres], który narzeka, że [pomieszczenie, np. poddasze] się nie schładza.
Co jest zamontowane: [instalacja, np. multi split, jednostka 2,5 kW na poddaszu].
Co stwierdziłem: [twoje ustalenia, np. dwa okna dachowe od południa bez rolet zewnętrznych, brak izolacji skosów, jednostka jest dobrana na to pomieszczenie, ale pomieszczenie nie utrzymuje chłodu].
Wytłumacz prostym językiem: dlaczego tak się dzieje, że to nie znaczy, że instalacja jest zepsuta, i jakie są opcje [twoje opcje, np. rolety zewnętrzne albo folia, docieplenie skosów, mocniejsza jednostka jako ostateczność z uwagą, że sama nie rozwiąże problemu].
Bez zrzucania winy na klienta i bez żargonu, ale też bez przepraszania, jakby to była moja wina. Dopisz, że chętnie rozpiszę opcje z wycenami, jeśli sobie życzy.
Ważne: nie wypowiadaj się o ich izolacji ani o stanie budynku, jakbym to odbierał czy oceniał — to moje spostrzeżenia z miejsca.

Ta rozmowa decyduje, czy dostaniesz złą opinię, czy kolejne zlecenie. Zawsze na piśmie.

Klient mówi, że moja wycena za [robota, np. multi split na cztery pomieszczenia] jest wyższa, niż się spodziewał — widział w internecie klimę z montażem taniej. Pomóż mi napisać uprzejmą, pewną siebie odpowiedź.
Moja wycena obejmuje: [kluczowe pozycje, np. wizję lokalną i dobór mocy, jednostkę zewnętrzną na wibroizolatorach, całą trasę w izolacji i w korytach, wolny obwód i rozłącznik zrobione przez mojego elektryka, próbę szczelności i próżnię z protokołem, uruchomienie i rejestrację u producenta, utylizację starego sprzętu, i to, że w lipcu to ja odbieram telefon, gdy przestanie chłodzić].
Gdzie jest pole manewru, jeśli go chcą: [np. inna marka jednostki, mniej jednostek wewnętrznych teraz i dołożenie kolejnej za rok].
Nie broń się i nie zbijaj ceny odruchowo. Wytłumacz, czego tańsza oferta zwykle nie obejmuje, bez obrażania konkurencji. Zaproponuj, że przejdę wycenę pozycja po pozycji. Krótko i z szacunkiem.

Pomóż mi napisać spokojną, uczciwą wiadomość do klienta [imię i nazwisko] o tym, co wyszło na wizji lokalnej przy [adres].
Co ustaliłem: [co jest, np. grzejniki są dobrane pod 75 stopni, więc pompa ciepła nie ogrzeje tego domu na niskiej temperaturze bez wymiany trzech grzejników].
Co to oznacza: [skutek dla terminu i kosztów, np. dochodzi robota i zlecenie przesuwa się o dzień].
Co proponuję jako następny krok: [np. rozpiszę dwie drogi z wycenami — wymiana grzejników teraz albo układ hybrydowy dziś i reszta za trzy lata].
Przyznaj, że problem jest, nie przepraszaj w kółko, jasno rozpisz opcje i uspokój klienta, że nic nie ruszy bez jego akceptacji.
Ważne: przedstaw moje ustalenia jako moje ustalenia, a nie jako odbiór czy oficjalną ekspertyzę. Ton wyważony i profesjonalny.

Byłem na awarii u klienta [imię i nazwisko] przy [adres], przy instalacji, którą montowała inna firma. Pomóż mi napisać dwie rzeczy.
Co jest zamontowane: [marka, model, numer seryjny, rok montażu].
Co zastałem: [twoje ustalenia, moimi słowami, np. jednostka zewnętrzna stoi na kostce bez wibroizolatorów, skropliny lecą na chodnik i zamarzają, brak protokołu z uruchomienia u klienta, trasa nieizolowana na odcinku pod oknem].
Co zrobiłem dzisiaj: [co ogarnąłeś].
Rzecz 1 — rzeczowy raport serwisowy do teczki: tylko to, co zobaczyłem, zmierzyłem i zrobiłem, z datą i danymi sprzętu. Sucho, bez oceny tamtej firmy.
Rzecz 2 — wiadomość do klienta: co się dzieje, co zrobiłem dziś i co jeszcze wypadałoby zrobić, z zaznaczeniem pilności.
Ważne: nie pisz nic, czym oceniam robotę innej firmy jako wadliwą ani czym rozstrzygam o ich gwarancji — fakty, nie wyroki. W sprawie gwarancji odsyłaj klienta do tamtego montażysty i producenta.

Spisz fakty i nie pal konkurencji. To jest dokładnie ten raport, z którym klient poprowadzi swoją rozmowę — i powód, dla którego po resztę zadzwoni do ciebie.

Jest szczyt sezonu i mam więcej zgłoszeń niż dni. Pomóż mi ustawić tę listę w kolejności.
Zgłoszenia, moimi słowami: [wklej listę, np. 1) mieszkanie bez chłodzenia, noworodek, split nie rusza; 2) ktoś chce cenę za klimę na cały dom, ale montaż dopiero na wiosnę; 3) wspólnota szuka umowy na przeglądy 14 urządzeń; 4) najemca ma letnią wodę, płaci właściciel; 5) pyta, czy rzucę okiem na jego klimę i czy nie da się taniej niż u poprzedniego montera; 6) stały klient, pompa ciepła wyrzuca kod błędu, ale dom jeszcze ciepły].
Ustaw je w kolejności, przy każdym podaj: jak pilne to jest naprawdę (zdrowie i bezpieczeństwo najpierw), ile prawdopodobnie jest warte, i czy to realny klient, czy ktoś, kto tylko zbiera ceny.
Do każdego dopisz krótką wiadomość, którą mogę wysłać od ręki — także do tych, którzy poczekają do przyszłego tygodnia, żeby nie poszli gdzie indziej.
To szkic, który ma uporządkować mi dzień. O tym, co jest pilne, decyduję sam; nie podejmuj za mnie decyzji o bezpieczeństwie.

Zgłoszenie, które przekładasz na przyszły tydzień, nie przepada — o ile dziś dasz znać, że w ogóle jest na liście.

Ułóż mi jutrzejszy dzień i dopisz wiadomości.
Co mam: [lista, np. awaria bez chłodzenia w [miejscowość] z rana; wizja lokalna pod pompę ciepła o 11:00 w [miejscowość]; przegląd splita o 14:00; i odbiór towaru z hurtowni].
Co jeszcze muszę ogarnąć: [np. elektryk ma przyjechać w czwartek po rozłącznik na budowę w [miejscowość]; jednostka 14 kW czeka w hurtowni].
Ustaw logiczną kolejność według pilności i dojazdów, z godzinami, i napisz, gdzie robi się ciasno.
Do każdego klienta napisz krótkiego SMS-a: mniej więcej o której będę, po co przyjeżdżam i co mają przygotować albo udostępnić [np. dostęp do rozdzielnicy, wolne miejsce pod jednostką, ktoś w domu].
Każda wiadomość ma się zmieścić w WhatsAppie.

Napisz krótką, konkretną wiadomość do elektryka [imię / nazwa] w sprawie roboty przy [adres].
Czego potrzebuję: [opis, np. osobny obwód w rozdzielnicy pod jednostkę zewnętrzną plus rozłącznik serwisowy przy niej, parametry wg tabliczki znamionowej, którą wysyłam].
Kiedy: [data], bo [powód, np. tego dnia rano wieszam jednostkę zewnętrzną i chcę po południu ciągnąć próżnię i uruchamiać].
Poproś o jedną rzecz: twarde potwierdzenie dnia. Napisz, że muszę to wiedzieć do [godzina], bo inaczej przestawiam cały tydzień, a klient zostaje bez chłodzenia.
Dopisz, co zastałem w rozdzielnicy [np. dwa wolne miejsca] — ale że to on decyduje, co da się zrobić; ja jego roboty nie oceniam.
Krótko. Po koleżeńsku, bez gróźb.

Instalacja gotowa, ale nie do uruchomienia, bo elektryk nie dojechał, to najdroższy dzień w twoim roku. Potwierdź go dwa razy.

Napisz krótkie, schludne pismo, które mój klient [imię i nazwisko] złoży [do wspólnoty / do administracji / do właściciela] z prośbą o zgodę na jednostkę zewnętrzną przy [adres].
Co ma stanąć: [opis, np. jedna jednostka zewnętrzna o wymiarach [wymiary] na elewacji od podwórza na wysokości pierwszego piętra, na wspornikach z wibroizolatorami, kolor [kolor], trasa schowana w estetycznym korycie].
O co zwykle pytają: gdzie dokładnie stanie, jak wygląda od ulicy i od sąsiadów, jaki jest poziom hałasu wg producenta i z jakiej odległości, jak jest zamocowana i czy wierci się w konstrukcji, co przy demontażu, i kto odpowiada za szkody.
Dopisz linijkę, że montaż wykonuje instalator z uprawnieniami F-gazowymi i że karta katalogowa producenta jest w załączeniu.
Rzeczowo i uprzejmie. Nie wymyślaj poziomów hałasu ani wymiarów — zostaw je jako [do uzupełnienia], wezmę je z karty. Nie wypowiadaj się o ich regulaminie ani o tym, czy potrzebne jest pozwolenie.

Załatw to, zanim zamówisz jednostkę, nie po. Sprzęt czekający w magazynie na zebranie wspólnoty to twoje pieniądze.

Napisz uprzejme przypomnienie do klienta [imię i nazwisko] o wycenie, którą wysłałem [data] na [robota, np. multi split] przy [adres].
Zapytaj, czy miał okazję ją przejrzeć, i zaproponuj, że przejdziemy razem przez opcje i dobór jednostek — przy takiej kwocie to zwykle tam siedzą pytania.
Wspomnij jednym zdaniem, że mam jeszcze wolny termin w [okres], a przy pierwszych upałach robi się ciasno, bez wywierania presji.
2–3 zdania, ma brzmieć jak żywy człowiek, a nie automat do ponaglania.

Dwa dni po wysłaniu wyceny. Ta jedna wiadomość wygrywa więcej zleceń niż jakiekolwiek zbijanie ceny.

Napisz krótką, serdeczną wiadomość z prośbą o opinię w Google do klienta [imię i nazwisko], teraz gdy instalacja przy [adres] działa.
Nawiąż do czegoś konkretnego z ich roboty [np. że w sypialni da się wreszcie spać w upał, albo że jednostkę zewnętrzną udało się schować od strony podwórza], podziękuj za cierpliwość [np. przy dniu bez chłodzenia], napisz szczerze, że to realnie pomaga małej firmie instalacyjnej, i ułatw sprawę: wspomnij, że wyślę link.
Skromnie i bez nacisku. 2–3 zdania.

Wyślij tego wieczora, gdy instalacja ruszy i w domu robi się przyjemnie — a nie trzy tygodnie później przy fakturze.

Napisz szczerą, serdeczną odpowiedź na tę pięciogwiazdkową opinię o mojej firmie instalacyjnej: „[wklej opinię]”.
Podziękuj po imieniu, jeśli je podano, nawiąż do czegoś konkretnego z tej roboty (np. klimy, tego, że wcisnęliśmy ich w najgorętszym tygodniu, albo że trasa jest ładnie schowana), i zachowaj ludzki ton.
Nie może brzmieć jak kopiuj-wklej i nie dopisuj rzeczy, których w opinii nie ma.

Pomóż mi odpowiedzieć na negatywną opinię o mojej firmie instalacyjnej. Opinia brzmi: „[wklej opinię]”.
Moja wersja / jak było naprawdę: [moje notatki, np. poddasze nie schładzało się w upał, ale na wizji pokazałem, że okna dachowe od południa bez rolet to rozwiążą, i było to w wycenie; propozycję rolet odrzucili].
Napisz spokojną, profesjonalną odpowiedź publiczną: przyjmij do wiadomości doświadczenie klienta, nie broń się i nie roztrząsaj publicznie kwot, ich izolacji ani tego, co było w wycenie, zaproś do kontaktu bezpośredniego, żeby sprawę wyjaśnić.
Krótko i z zimną głową. Przyszli klienci czytają głównie to, JAK odpowiadam, a nie kto miał rację.

Napisz swobodną wiadomość, którą mogę wysłać do dawnych zadowolonych klientów z prośbą, żeby mieli mnie na uwadze, gdy znajomi, rodzina albo sąsiedzi będą myśleć o klimatyzacji, wymianie starego kotła albo pompie ciepła.
Sąsiedzi widzieli nasz bus i jednostkę zewnętrzną na elewacji, więc można to lekko wpleść.
Uprzejmie, bez nachalności, bez sztuczek z rabatami i bez obiecywania jakichkolwiek dotacji czy programów. Ma brzmieć jak lokalny instalator, który robi dobrą robotę i ceni sobie polecenia.

Napisz uprzejmego, ale stanowczego maila do [nazwa hurtowni] w sprawie zamówienia.
Zamówienie: [co zamówiłem, np. jednostka zewnętrzna 14 kW i dwie jednostki wewnętrzne] złożone [data], numer zamówienia [numer], numer klienta [numer].
Termin dostawy był na [data]. Wyjaśnij, co przez to stoi: [skutek, np. klient od wtorku jest bez chłodzenia, elektryk jest umówiony na czwartek, a ja mam zablokowany cały dzień — bez tej jednostki wszystko przesuwa się o dwa tygodnie, w najgorętszym tygodniu roku].
Poproś o wiążącą datę dostawy jeszcze dziś i o telefon, gdy tylko będzie wiadomo, że się opóźni. Zapytaj też, czy mają na stanie równoważny zamiennik, który mogę odebrać od ręki. Profesjonalnie i na temat.

Napisz zgłoszenie reklamacyjne do [nazwa producenta / importera] dla urządzenia, które padło w okresie gwarancji.
Urządzenie: [marka], model [numer modelu], numer seryjny [numer seryjny], zamontowane [data] przy [adres], uruchomione przeze mnie z protokołem z [data].
Usterka: [opis, np. jednostka zewnętrzna wyłącza się z kodem błędu [kod], zachowanie [co robi], od [data]].
Co zmierzyłem i wykluczyłem: [twoje ustalenia, np. napięcie zasilania zmierzone i w normie, ciśnienia odczytane, filtry i przepływ powietrza w porządku, kod błędu odczytany i skasowany — wraca po dziesięciu minutach].
Poproś o: rozpatrzenie reklamacji, część albo urządzenie zamienne, oraz ich stanowisko co do zwrotu kosztów dojazdu i moich roboczogodzin [liczba godzin].
Dane wypisz schludnie na górze w bloczku (marka / model / numer seryjny / data montażu / kod błędu), żeby ich dział nie musiał szukać. Rzeczowo, bez frustracji w tonie.
Nie wymyślaj kodów błędów ani warunków gwarancji — korzystaj tylko z tego, co wpisałem.

Numer seryjny i kod błędu na górze. Samo to oszczędza dwa tygodnie odbijania piłeczki i decyduje, czy reklamacja się rozliczy, czy wyparuje.

Napisz dwie krótkie, serdeczne wiadomości do wszystkich, u których kiedykolwiek coś montowałem, z ofertą umowy na przeglądy. U mnie sezon idzie dwa razy do roku, więc potrzebuję obu.
Wiadomość na [kwiecień] — przed sezonem chłodzenia: [twój zakres, np. czyszczenie filtrów i mycie skraplacza, przetkanie odpływu skroplin, sprawdzenie ciśnień i pracy w trybie chłodzenia, odczyt historii błędów, krótki protokół].
Wiadomość na [wrzesień] — przed sezonem grzewczym: [twój zakres, np. przegląd źródła ciepła, sprawdzenie pracy w trybie grzania, temperatura zasilania i krzywa grzewcza, ciśnienie w instalacji, odczyt historii błędów].
W obu: dlaczego akurat teraz [np. bo sprzęt jest sprawdzony przed sezonem, a nie w środku, gdy dzwonią wszyscy naraz], i pierwszeństwo przy awariach w sezonie.
Cenę zostaw jako [kwota rocznie], a okres jako [okres] — uzupełnię sam.
Napisz jasno, że to przegląd, a nie ubezpieczenie: nie zapobiega każdej awarii, a części są poza zakresem.
Do obu dopisz wersję na dwa zdania do wysłania SMS-em. Ciepło, krótko, bez sprzedażowego lania wody.

Twój fach ma dwa sezony, więc masz dwie szanse w roku, których większość konkurencji nie wykorzystuje. Wyślij w martwym miesiącu, nie w szczycie.

Zamień moje surowe notatki w schludny protokół serwisowy dla klienta po przeglądzie.
Klient: [imię i nazwisko]. Adres: [adres]. Data: [data]. Urządzenie: [marka, model, numer seryjny, rok].
Co zrobiłem, moimi słowami: [np. filtry wyjęte i umyte, skraplacz jednostki zewnętrznej umyty, odpływ skroplin przetkany, ciśnienia odczytane, praca w trybie chłodzenia i grzania sprawdzona, historia błędów odczytana, ciśnienie w instalacji uzupełnione].
Co zmierzyłem: [wartości].
Na co trafiłem: [np. skraplacz był zapchany topolą, wibroizolatory stwardniałe, grzejnik w salonie nagrzewa się nierówno].
Ułóż to jako: wykonane czynności, ustalenia, zalecenia (z pilnością: teraz / w tym sezonie / przy następnym przeglądzie) i data następnego przeglądu.
Rzeczowo i czytelnie dla laika. Nie wymyślaj pomiarów i nie dopuszczaj urządzenia do ruchu — protokół opisuje to, co zrobiłem i zobaczyłem.

Protokół, który klient rozumie, to twój najlepszy dokument sprzedażowy. „Do wymiany przy następnym przeglądzie” za rok robi się zleceniem.

Pomóż mi domknąć papiery po oddanej instalacji, żeby za trzy lata przy reklamacji były coś warte.
Robota: [klient / adres / data]. Co zamontowane: [marka, model, numery seryjne jednostki wewnętrznej i zewnętrznej].
Co zanotowałem, moimi słowami: [wklej notatki, np. długość trasy, ilość i rodzaj dobitego czynnika, poziom próżni i jak długo ciągnięta, ciśnienia i temperatury przy odbiorze, ustawiona krzywa grzewcza i temperatura zasilania, kto zrobił zasilanie elektryczne].
Wypisz mi: (1) jakie dane powinny znaleźć się w kompletnym protokole z uruchomienia dla takiej roboty i których z moich notatek jeszcze brakuje; (2) jakie dane muszę wpisać do ewidencji czynnika chłodniczego; (3) co dostaje klient, a co zostaje u mnie w teczce; (4) co idzie do producenta na potrzeby rejestracji gwarancji.
Podaj to jako listę braków do uzupełnienia. Nie wymyślaj wartości ani przepisów — wskaż, gdzie mam sprawdzić własne obowiązki F-gazowe i wytyczne producenta. Za treść i za odbiór odpowiadam ja.

Protokół, który dziś porządnie odłożysz, to reklamacja, która za trzy lata naprawdę się rozliczy.

Wypiszę, co wydałem na jedno zlecenie, a chcę z tego czyste zestawienie kosztów.
Zlecenie: [zlecenie / klient / adres]. Wynagrodzenie z umowy: [kwota]. Podpisane roboty dodatkowe: [kwota].
Koszty: [wypisz każdą pozycję z kwotą i rodzajem, np. jednostka zewnętrzna 8 900 (materiał); jednostki wewnętrzne 6 400 (materiał); rura, izolacja i wsporniki 1 300 (materiał); wibroizolatory i podstawa 380 (materiał); elektryk obwód + rozłącznik 1 400 (podwykonawca); utylizacja starego sprzętu 250 (wywóz); moje godziny 14 (robocizna); dojazdy 3 (robocizna)].
Pogrupuj po rodzaju (materiały / robocizna / podwykonawcy / wywóz / dojazdy). Zsumuj każdą grupę i całe zlecenie.
Na dole dopisz: ile wydałem wobec tego, ile zafakturowałem, jaka jest marża w złotówkach i w procentach, i które pozycje przy takich robotach zwykle się rozjeżdżają. Sformatuj tak, żebym mógł to wprost przenieść do swoich rozliczeń.

Nie wklejaj niczego, czego nie chcesz nigdzie przechowywać — dane bankowe klienta i podobne trzymaj z dala od AI.