AI-prompts voor installateurs

Doe alsof je een ervaren installateur bent die een offerte voor een particuliere opdrachtgever schrijft.
Maak van mijn ruwe aantekeningen van de opname een heldere, gespecificeerde offerte in gewoon Nederlands.
Opdrachtgever: [naam klant]. Adres: [adres].
Wat ik heb gezien en afgesproken, in mijn woorden: [omschrijving, bijv. tussenwoning uit '95, hybride warmtepomp op de bestaande cv-ketel, 6 kW buitenunit tegen de zijgevel op een console, leiding door de bijkeuken, meterkast heeft een vrije groep, radiatoren kunnen op 55 graden toe behalve de woonkamer, één dag plus een halve voor het inregelen].
Zet het werk als duidelijke regels onder elkaar, gegroepeerd per onderdeel (buitenunit en montage, binnendeel, leidingwerk en isolatie, elektra, condensafvoer, inregelen en inbedrijfstelling, herstelwerk, afvoeren oude toestel), met een korte vriendelijke inleiding en een kopje "wat zit erbij / wat zit er niet bij / stelposten".
Laat alle bedragen leeg, die vul ik zelf in. Spreek de klant aan met u.

Spreek het onderweg terug naar de bus gewoon in en plak de uitgeschreven tekst hierin — dan ligt het concept er voordat u thuis bent.

Schrijf een keuzeoverzicht voor [naam klant] aan [adres], die zijn cv-ketel gaat vervangen.
De woning: [gegevens, bijv. jaren-90 tussenwoning, spouwisolatie aanwezig, HR++ glas beneden, radiatoren van origine, cv-ketel 17 jaar oud].
Optie A — hybride op de bestaande of een nieuwe ketel: [uw omschrijving].
Optie B — volledig all-electric met een boilervat: [uw omschrijving, bijv. plus twee radiatoren vervangen in de woonkamer en de badkamer].
Zet ze naast elkaar op: wat er geplaatst wordt, wat het betekent voor de afgiftetemperatuur en het comfort in de koudste week, wat er aan de meterkast en de groep moet gebeuren, hoeveel dagen werk, en wat het betekent voor het onderhoud daarna.
Laat de bedragen leeg — die vul ik zelf in. Noem geen subsidies, regelingen of terugverdientijden; daar ga ik zelf over.
Eerlijk, geen verkooppraat, en zeg er duidelijk bij welke optie ik aanraad en waarom. Spreek de klant aan met u.

De klant die twee opties naast elkaar ziet, belt niet drie andere installateurs voor een derde. Dit is het document dat de shortlist wint.

Ik ga een warmtepomp offreren voor [type woning, bijv. een twee-onder-een-kap uit 1978] aan [adres] en wil mijn opname compleet hebben voordat ik het vermogen bepaal.
Zet de vragenlijst voor mij op die ik ter plekke moet aflopen: bouwjaar en type woning, gebruiksoppervlakte en verdiepingen, wat er aan isolatie zit (spouw, vloer, dak, glas), het huidige toestel met type en leeftijd, het afgiftesysteem (radiatoren, convectoren, vloerverwarming) en op welke temperatuur het nu draait, warm tapwater en het aantal bewoners, de meterkast en de beschikbare groepen, de aansluitwaarde, waar de buitenunit kan staan en hoe ver van de meterkast, de kruipruimte en de leidingroute, en of er een VvE of buren in het spel zijn.
Zet er per vraag in één regel bij waaróm ik het vraag, zodat ik het aan de klant kan uitleggen.
Dit is een intakelijst voor mijzelf. Bereken niets, kies geen vermogen en doe geen aanname over de warmteverliesberekening — die maak ik zelf.

De offerte die klapt, klapt bijna altijd op iets wat bij de opname niet is gevraagd. Loop hem één keer af, elke keer.

Doe alsof je een ervaren installateur bent die mijn calculatie naloopt voordat de offerte de deur uit gaat.
Klus: [soort klus, bijv. hybride warmtepomp op een bestaande cv-ketel] aan [adres]. Mijn huidige regels: [plak uw posten].
Noem alles wat bij dit soort klussen vaak vergeten wordt: de console of de vloerplaat onder de buitenunit, trillingsdempers, de condensafvoer en eventueel een condenspomp, leidingisolatie en de doorvoer met afdichting, de vrije groep en de werkschakelaar in de meterkast, de uren van de elektricien, de leidinglengte boven de standaard, het waterzijdig inregelen, het inbedrijfstellingsrapport, het afvoeren en afmelden van de oude ketel, de reisuren, het herstelwerk aan het stucwerk, en de nazorg na de eerste koude week.
Geef het als checklist met "heb je gedacht aan..."-vragen, gegroepeerd per onderdeel.
Verzin geen prijzen, kies geen vermogen en neem geen beslissingen over de elektrische aansluiting of het koudemiddel voor mij.

Precies de posten die anders uit uw eigen marge komen. Draai hem één keer per offerte.

Schrijf een korte, nette offerte voor een kleine airco voor [naam klant] aan [adres].
Wat ik heb gezien: [omschrijving, bijv. één binnendeel op de slaapkamer op zolder, buitenunit op het platte dak van de aanbouw, zo'n zes meter leiding, kernboring door de achtergevel, bestaande groep in de meterkast is vrij, halve dag werk].
Zet de regels onder elkaar: binnendeel en buitenunit, montagemateriaal en beugels, leidingwerk en isolatie, kernboring en afdichting, condensafvoer, elektra, vacuüm trekken en inbedrijfstelling, opruimen.
Zet er één alinea bij over wat de klant realistisch mag verwachten van één binnendeel voor die ruimte, en één zin dat wij het toestel bij de fabrikant registreren voor de garantie.
Laat de bedragen leeg. Kort, geen vakjargon. Spreek de klant aan met u.

De kleine split is vaak de kennismaking. Doe hem netjes en de warmtepompofferte drie jaar later komt vanzelf bij u terecht.

Schrijf een vriendelijke, professionele reactie op een klant die belt of appt dat zijn verwarming het niet doet.
De klant schreef of zei: "[plak hun bericht, bijv. onze cv-ketel doet helemaal niks meer en het is vier graden in huis, we hebben een kleine baby]".
Ik ben installateur in [regio] en het is de eerste echte vorstweek, dus mijn dag zit vol.
Bevestig dat ik het heb gezien, en stel de 4-5 vragen die ik nodig heb om het goed in te schatten ([bijv. welk merk en type staat er, is er een foutcode in het display, doet de ketel nog iets bij het draaien van de thermostaat, staat de waterdruk op de meter goed, is er warm water uit de kraan, en hoe oud is het toestel]).
Geef een eerlijk verwachtingsbeeld van wanneer ik er kan zijn [tijdvak], en één ding dat ze zelf veilig kunnen proberen [bijv. de ketel resetten met de resetknop].
Belangrijk: geef geen instructie waarbij ze iets moeten openen, ontluchten onder druk, aan de gasleiding of de elektra komen, of iets moeten doen waar een gecertificeerd installateur voor nodig is. Bij een gaslucht of een alarm: onmiddellijk het noodnummer, niet wachten op mij.
Kort en makkelijk te lezen op een telefoon. Spreek de klant aan met u.

Voicemail is waar klussen sterven. Een bericht binnen tien minuten — ook als u pas woensdag kunt — houdt ze van de lijst met vijf andere installateurs af.

Help me een rustige, eerlijke uitleg te schrijven voor [naam klant] aan [adres], die klaagt dat [ruimte, bijv. de woonkamer aan de voorkant] niet warm genoeg wordt.
Wat er hangt: [installatie, bijv. hybride warmtepomp van 6 kW, radiatoren van origine, systeem draait op 45 graden aanvoer].
Wat ik heb vastgesteld: [uw bevindingen, bijv. enkel glas in de erker, geen vloerisolatie, en de radiator in die ruimte is te klein voor lage temperatuur — het systeem doet wat het moet doen, de ruimte kan de warmte niet vasthouden].
Leg in gewoon Nederlands uit: waarom dit gebeurt, dat het niet betekent dat de installatie kapot is, en wat de opties zijn [uw opties, bijv. die ene radiator vervangen door een lage-temperatuurmodel, de aanvoertemperatuur tijdelijk verhogen met wat dat kost aan verbruik, of eerst de vloer isoleren].
Geen verwijten richting de klant en geen jargon, maar ook niet meebuigen alsof het mijn fout is. Zeg erbij dat ik de opties met prijzen op papier zet als ze dat willen.
Belangrijk: doe geen uitspraak over hun isolatiewaardes of bouwkundige staat alsof ik dat heb gekeurd — het zijn mijn bevindingen ter plekke. Spreek de klant aan met u.

Dit gesprek bepaalt of u een slechte review krijgt of een vervolgopdracht. Zet het op papier, altijd.

Een klant vindt mijn prijs voor [klus, bijv. de hybride warmtepomp] hoger dan verwacht — hij heeft online een compleet geplaatste warmtepomp voor een lager bedrag gezien. Help me een beleefd, zelfverzekerd antwoord te schrijven.
Mijn offerte omvat: [belangrijkste posten, bijv. de opname en de warmteverliesberekening, de buitenunit op een console met trillingsdempers, het complete leidingwerk geïsoleerd, de vrije groep en de werkschakelaar door mijn eigen elektricien, waterzijdig inregelen zodat het systeem echt op lage temperatuur draait, inbedrijfstelling en registratie bij de fabrikant, het afvoeren van de oude ketel, en dat ik degene ben die opneemt als het in januari niet doet].
Waar de speling zit als ze die willen: [bijv. een ander merk buitenunit, hybride in plaats van all-electric, of de radiator in de woonkamer later doen].
Ga niet in de verdediging en zak niet zomaar met de prijs. Leg uit wat een lager bedrag doorgaans níét omvat, zonder een concurrent zwart te maken. Bied aan om de offerte regel voor regel door te nemen. Kort en respectvol. Spreek de klant aan met u.

Help me een rustig, eerlijk bericht te schrijven aan [naam klant] over wat ik bij de opname aan [adres] heb aangetroffen.
Wat ik heb gevonden: [wat er is, bijv. de radiatoren zijn gedimensioneerd op 80 graden, dus een warmtepomp krijgt dit huis op lage temperatuur niet warm zonder dat er eerst drie radiatoren vervangen worden].
Wat dat betekent: [gevolg voor de planning en de prijs, bijv. er komt werk bij en de klus schuift een dag op].
Wat ik voorstel als volgende stap: [uw voorstel, bijv. ik zet twee routes met prijzen op papier — nu het afgiftesysteem meepakken, of dit jaar hybride en over drie jaar de rest].
Erken het, verontschuldig u niet overdreven, leg de opties helder uit en stel ze gerust dat er niks doorgaat zonder hun akkoord.
Belangrijk: presenteer mijn bevindingen als mijn bevindingen, niet als een keuring of een officieel rapport. Houd het kalm en professioneel. Spreek de klant aan met u.

Ik ben op een storing geweest bij [naam klant] aan [adres] op een installatie die een ander bedrijf heeft geplaatst. Help me twee stukken tekst te schrijven.
Wat er hangt: [installatie, merk, type, serienummer, plaatsingsjaar].
Wat ik heb aangetroffen: [uw bevindingen, in uw woorden, bijv. buitenunit staat direct op de tegels zonder trillingsdempers, condensafvoer loopt op het pad en bevriest, systeem is nooit waterzijdig ingeregeld, geen inbedrijfstellingsrapport bij de klant].
Wat ik heb gedaan vandaag: [wat u heeft opgelost].
Stuk 1 — een feitelijk servicerapport voor het dossier: alleen wat ik heb gezien, gemeten en gedaan, met datum en de gegevens van het toestel. Nuchter, geen mening over de andere installateur.
Stuk 2 — een bericht aan de klant: wat er nu speelt, wat ik vandaag heb gedaan, en wat er nog zou moeten gebeuren met een indicatie van de urgentie.
Belangrijk: schrijf niets waarin ik het werk van een ander bedrijf afkeur, ondeugdelijk verklaar of hun garantie beoordeel — feiten, geen oordeel. Verwijs de klant voor garantie terug naar de installateur en de fabrikant. Spreek de klant aan met u.

Feiten opschrijven en de ander niet afbranden. Dat is precies het rapport waarmee de klant zijn eigen gesprek kan voeren — en waarom hij ú belt voor het vervolg.

Het is de eerste vorstweek en ik heb meer aanvragen dan dagen. Help me deze lijst op volgorde te zetten.
De aanvragen, in mijn woorden: [plak uw lijst, bijv. 1) huis zonder verwarming, baby van vier maanden, ketel doet niks; 2) iemand die een prijs wil voor een warmtepomp, wil pas in het voorjaar; 3) VvE die een onderhoudscontract zoekt voor 14 toestellen; 4) huurder met lauw water, huisbaas moet betalen; 5) belt of ik even naar zijn ketel kan kijken en of het niet goedkoper kan dan de vorige installateur; 6) vaste klant, warmtepomp geeft foutcode maar huis is nog warm].
Zet ze op volgorde met per aanvraag: hoe urgent het echt is (gezondheid en veiligheid eerst), hoeveel het waarschijnlijk waard is, en of dit iemand is die daadwerkelijk gaat kopen of alleen een prijs zoekt.
Zet er per aanvraag een kort berichtje bij dat ik meteen kan sturen — ook naar degenen die pas volgende week kunnen, zodat ze niet bij een ander gaan kijken.
Dit is een concept om mijn dag te ordenen. Ik bepaal zelf wat urgent is; neem geen beslissing over veiligheid voor mij.

De aanvraag die u tot volgende week laat wachten is niet weg — zolang u vandaag laat weten dát hij op de lijst staat.

Zet mijn dag van morgen op volgorde en schrijf de berichten erbij.
Wat er staat: [lijst, bijv. storing zonder verwarming in [plaats] 's ochtends vroeg; opname warmtepomp om 11:00 in [plaats]; onderhoudsbeurt van een split om 14:00; en een leverbon ophalen bij de groothandel].
Wat ik nog moet regelen: [bijv. de elektricien moet donderdag komen voor de werkschakelaar bij de klus in [plaats]; de 8 kW buitenunit ligt bij de groothandel klaar].
Zet een logische volgorde neer op basis van urgentie en reisafstand, met de tijden erbij, en zeg waar het strak wordt.
Schrijf per klant een kort bevestigingsappje: hoe laat ik er ongeveer ben, wat ik kom doen, en wat zij moeten klaarzetten of vrijmaken [bijv. toegang tot de meterkast, de kruipruimte leeg, iemand thuis].
Kort genoeg voor WhatsApp. Klanten met u, de groothandel en de elektricien met je.

Schrijf een kort, duidelijk bericht aan [naam elektricien] over de klus aan [adres].
Wat ik nodig heb: [omschrijving, bijv. een aparte groep in de meterkast voor de buitenunit plus een werkschakelaar naast de unit, aansluitwaarde volgens het typeplaatje dat ik meestuur].
Wanneer: [datum], want [reden, bijv. ik hang de buitenunit die ochtend en wil dezelfde middag vacuüm trekken en in bedrijf stellen].
Vraag om één ding: bevestiging van de dag, hard. Zeg dat ik het moet weten vóór [tijdstip], omdat ik anders mijn hele week moet omgooien en de klant zonder verwarming staat.
Zeg erbij dat de meterkast [uw bevinding, bijv. nog twee vrije plekken heeft] — maar dat hij zelf bepaalt wat er kan; ik keur zijn werk niet.
Kort. Collegiaal, geen dreigement. Spreek hem aan met je.

De installatie die klaar is maar niet aan kan omdat de elektricien niet kwam, is de duurste dag van uw jaar. Bevestig hem twee keer.

Schrijf een korte, nette brief of mail die mijn klant [naam klant] kan indienen bij [de VvE / de beheerder / de verhuurder] om toestemming te vragen voor een buitenunit aan [adres].
Wat er komt: [omschrijving, bijv. één buitenunit van [afmetingen] tegen de zijgevel op de eerste verdieping, op een console met trillingsdempers, kleur [kleur], leiding in een net koker weggewerkt].
Wat ze meestal willen weten: waar hij precies komt, hoe hij eruitziet vanaf de straat en vanaf de buren, wat het geluidsniveau volgens de fabrikant is en op welke afstand, hoe hij is bevestigd en of er in de constructie wordt geboord, wat er gebeurt bij verwijdering, en wie aansprakelijk is.
Zet er een regel bij dat de installatie door een gecertificeerd installateur wordt uitgevoerd en dat de technische gegevens van de fabrikant zijn bijgevoegd.
Zakelijk en beleefd. Verzin geen geluidswaardes of afmetingen — laat die als [in te vullen] staan, ik haal ze van het datablad. Doe geen uitspraak over hun reglement of over de vergunningplicht.

Vraag dit vóór u de unit bestelt, niet erna. De unit die in uw loods staat te wachten op een VvE-vergadering is uw geld.

Schrijf een vriendelijk opvolgbericht aan [naam klant] over de offerte die ik op [datum] heb gestuurd voor [klus, bijv. de hybride warmtepomp] aan [adres].
Vraag of ze er al naar hebben kunnen kijken, en bied aan om de opties en het afgiftesysteem samen door te nemen — dat is meestal waar de vragen zitten bij een bedrag van deze omvang.
Noem in één zin dat ik nu nog ruimte heb in [periode], en dat het in de eerste koude weken drukker wordt, zonder druk te zetten.
2-3 zinnen, klinkt als een echt mens en niet als een incassorobot. Spreek de klant aan met u.

Twee dagen na de offerte. Dit ene bericht wint meer klussen dan zakken met uw prijs ooit zal doen.

Schrijf een kort, warm bericht waarin ik [naam klant] om een Google-review vraag, nu de installatie aan [adres] draait.
Noem iets specifieks van hun klus [bijv. dat het huis voor het eerst in dagen weer warm is, of dat we de buitenunit netjes uit het zicht tegen de zijgevel hebben gekregen], bedank ze voor het geduld [bijv. tijdens de dag dat de verwarming eruit lag], zeg eerlijk dat het een klein installatiebedrijf echt helpt, en maak het makkelijk: geef aan dat ik de link meestuur.
Bescheiden en zonder druk. 2-3 zinnen. Spreek de klant aan met u.

Stuur het de avond dat het systeem draait en het huis warm wordt — niet drie weken later bij de factuur.

Schrijf een oprechte, vriendelijke reactie op deze 5-sterrenreview voor mijn installatiebedrijf: "[plak de review]".
Bedank ze bij naam als die erbij staat, noem iets specifieks van hun klus (bijv. de warmtepomp, dat we ze in de vorstweek er nog tussen hebben gepropt, of dat we het leidingwerk netjes hebben weggewerkt), en houd het warm en menselijk.
Laat het niet klinken als een standaardantwoord en verzin niks bij wat er niet staat.

Help me te reageren op een negatieve review voor mijn installatiebedrijf. In de review staat: "[plak de review]".
Mijn kant van het verhaal / wat er werkelijk is gebeurd: [uw aantekeningen, bijv. het huis werd in de koudste week niet warm genoeg, maar de opname liet zien dat de radiatoren daar te klein voor zijn en dat stond in de offerte; het meerwerk om ze te vervangen hebben ze afgewezen].
Schrijf een kalme, professionele openbare reactie: erken hun ervaring, ga niet in de verdediging en discussieer niet publiek over bedragen, over hun isolatie of over wat er in de offerte stond, en nodig ze uit om rechtstreeks contact op te nemen om het op te lossen.
Kort en beheerst. Toekomstige klanten lezen vooral hóé ik reageer, niet wie gelijk had.

Schrijf een informeel bericht dat ik naar tevreden oud-klanten kan sturen, met de vraag om aan mij te denken als vrienden, familie of buren een oude cv-ketel hebben, over een warmtepomp nadenken of een airco willen.
De buurt heeft onze bus zien staan en de buitenunit hangt zichtbaar aan de gevel, dus dat mag er losjes in.
Vriendelijk, niet opdringerig, geen kortingsacties, en geen belofte over subsidies of regelingen. Klinkt als een lokale installateur die goed werk levert en mond-tot-mondreclame waardeert. Spreek ze aan met u.

Schrijf een beleefde maar stevige e-mail aan [naam groothandel] om achter een bestelling aan te gaan.
Bestelling: [wat u besteld hebt, bijv. de 8 kW buitenunit en het bijbehorende binnendeel], geplaatst op [datum], ordernummer [nummer], klantnummer [nummer].
De levering stond gepland voor [datum]. Leg uit wat er stilligt: [gevolg, bijv. de klant zit sinds dinsdag zonder verwarming, de elektricien staat donderdag ingepland en ik heb de dag vrijgehouden — zonder die unit schuift alles twee weken op, en het is de drukste week van het jaar].
Vraag om een harde leverdatum vandaag nog, en om gebeld te worden zodra bekend is dat het later wordt. Vraag ook of er een gelijkwaardig alternatief op voorraad ligt dat ik direct kan meenemen. Zakelijk en zonder omhaal.

Schrijf een garantieclaim aan [naam fabrikant / importeur] voor een toestel dat binnen de garantietermijn is uitgevallen.
Het toestel: [merk], type [typenummer], serienummer [serienummer], geplaatst op [datum] aan [adres], in bedrijf gesteld door mij met rapport van [datum].
De storing: [omschrijving, bijv. buitenunit slaat af met foutcode [code], gedrag [wat het doet], sinds [datum]].
Wat ik heb gemeten en uitgesloten: [uw bevindingen, bijv. voedingsspanning gemeten en in orde, drukken afgelezen, filter en luchtstroom in orde, foutcode uitgelezen en gereset — komt binnen tien minuten terug].
Vraag om: beoordeling van de claim, een onderdeel of een vervangend toestel, en hun standpunt over de vergoeding van mijn voorrijkosten en arbeidsuren [uren].
Zet de gegevens netjes bovenaan als een blokje (merk / type / serienummer / plaatsingsdatum / foutcode), zodat hun afdeling niet hoeft te zoeken. Zakelijk, feitelijk, geen frustratie in de toon.
Verzin geen foutcodes of garantievoorwaarden — gebruik alleen wat ik heb ingevuld.

Serienummer en foutcode bovenaan. Dat alleen al scheelt u twee weken heen-en-weer en is het verschil tussen een claim die uitbetaalt en een claim die verdampt.

Schrijf een korte, vriendelijke mail die ik in [maand, bijv. september] naar iedereen stuur voor wie ik ooit iets heb geplaatst, met het aanbod voor een onderhoudsabonnement.
Wat het inhoudt: [uw omschrijving, bijv. één beurt per jaar vóór het stookseizoen, filters en het buitendeel schoon, drukken en werking controleren, foutgeschiedenis uitlezen, kort rapport, en voorrang bij storingen in de winter].
Waarom nu: [bijv. omdat het toestel gecontroleerd is vóór de eerste vorst, niet erna als het al is uitgevallen en iedereen tegelijk belt].
Zet de prijs als [bedrag per jaar] en de looptijd als [looptijd] — die vul ik zelf in.
Maak duidelijk dat het onderhoud is en geen verzekering: het voorkomt niet elk defect, en losse onderdelen vallen erbuiten.
Schrijf ook een variant van 2 zinnen die ik als appje kan sturen. Warm, kort, geen verkooppraat. Spreek ze aan met u.

Verstuur hem in de rustige maand, niet in de piekweek — want in de piekweek hebt u geen seconde en zij geen keuze meer.

Maak van mijn ruwe aantekeningen een net servicerapport voor de klant, na een onderhoudsbeurt.
Klant: [naam]. Adres: [adres]. Datum: [datum]. Toestel: [merk, type, serienummer, bouwjaar].
Wat ik heb gedaan, in mijn woorden: [bijv. filters uitgenomen en gereinigd, condensor van het buitendeel schoongespoten, condensafvoer doorgespoeld, drukken afgelezen, werking in koel- en verwarmingsbedrijf gecontroleerd, foutgeschiedenis uitgelezen, waterdruk bijgevuld].
Wat ik heb gemeten: [waardes].
Wat ik ben tegengekomen: [bijv. het buitendeel stond vol bladeren, de trillingsdempers zijn verhard, de radiator in de woonkamer wordt niet gelijkmatig warm].
Zet het op als: uitgevoerde werkzaamheden, bevindingen, aanbevelingen (met urgentie: nu / dit seizoen / bij de volgende beurt), en de datum voor de volgende beurt.
Feitelijk en leesbaar voor een leek. Verzin geen metingen en geef geen toestel vrij of af — het rapport beschrijft wat ik heb gedaan en gezien.

Het rapport dat de klant snapt is uw beste verkoopdocument. "Bij de volgende beurt vervangen" wordt volgend jaar een opdracht.

Help me het papierwerk van een opgeleverde installatie compleet te krijgen zodat ik er over drie jaar bij een garantieclaim nog iets aan heb.
De klus: [klant / adres / datum]. Wat er is geplaatst: [merk, type, serienummer van binnen- en buitendeel].
Wat ik heb genoteerd, in mijn woorden: [plak uw aantekeningen, bijv. leidinglengte, hoeveelheid bijgevuld koudemiddel en het type, vacuümwaarde en hoe lang getrokken, drukken en temperaturen bij oplevering, ingestelde stooklijn en aanvoertemperatuur, wie de elektrische aansluiting heeft gemaakt].
Zet voor mij op een rij: (1) welke gegevens in een compleet inbedrijfstellingsrapport voor dit type klus horen te staan en welke van mijn aantekeningen daarvoor nog ontbreken; (2) welke gegevens ik in mijn koudemiddelregistratie moet vastleggen; (3) wat de klant moet krijgen en wat ik in het dossier hou; (4) wat er naar de fabrikant moet voor de garantieregistratie.
Geef het als checklist met wat ik nog moet aanvullen. Verzin geen waardes en geen wettelijke verplichtingen — benoem waar ik mijn eigen F-gassenverplichtingen en het voorschrift van de fabrikant moet naslaan. Ik ben verantwoordelijk voor de inhoud en de oplevering.

Het rapport dat u vandaag netjes archiveert, is de claim die over drie jaar wél wordt uitbetaald.

Ik som op wat ik aan een klus heb uitgegeven en ik wil daar een net kostenoverzicht van.
Klus: [klus / klant / adres]. Aanneemsom: [bedrag]. Getekend meerwerk tot nu toe: [bedrag].
Kosten: [zet elk item met bedrag en soort, bijv. buitenunit 2.150 (materiaal); binnendeel en boilervat 1.780 (materiaal); leiding, isolatie en beugels 320 (materiaal); console en trillingsdempers 95 (materiaal); elektricien groep + werkschakelaar 340 (onderaannemer); afvoeren oude ketel 60 (afvoer); eigen uren 14 (arbeid); reisuren 3 (arbeid)].
Groepeer per soort (materiaal / arbeid / onderaannemers / afvoer / reis). Tel elke groep en de hele klus op.
Zet er onderaan bij: wat er is uitgegeven tegenover wat er is gefactureerd, wat de marge is in euro's en in procenten, en welke posten er bij dit soort klussen doorgaans uitlopen. Zet het zo neer dat ik het direct in mijn administratie kan overnemen.

Plak niets wat u niet opgeslagen wilt hebben — houd bankgegevens van klanten en dat soort zaken erbuiten.