KI-Prompts für Kälte- und Klimatechnik

Agiere als erfahrener Kälte- und Klimatechniker und mach aus meinen Notizen vom Ortstermin ein klares, professionelles Angebot in verständlichem Deutsch.
Kunde: [Name]. Objekt: [Adresse].
Was ich gesehen und diktiert habe: [z. B. Einfamilienhaus Baujahr 92, alter Gaskessel raus, Luft-Wasser-Wärmepumpe rein, Aufstellung Außengerät Nordseite auf Konsolen, etwa sechs Meter Leitung bis zur Technik, Pufferspeicher passt in den Keller, vorhandene Heizkörper bleiben, im Zählerschrank ist ein Platz frei, zwei Tage plus ein Tag für Inbetriebnahme].
Gliedere die Leistung in Positionen (Gerät, Hydraulik, Speicher, Elektroanschluss, Aufstellung und Fundament, Demontage und Entsorgung des Altgeräts, Inbetriebnahme und Einweisung), ergänze eine kurze Einleitung und einen Abschnitt „Enthalten / nicht enthalten“.
Lass alle Beträge frei, die trage ich aus meinen eigenen Sätzen ein. Erfinde keine Fördersummen und keine Förderzusagen — wenn Förderung ein Thema ist, setz nur einen neutralen Hinweis, dass der Kunde das selbst prüfen lässt. Kundenanrede in der Sie-Form.

Diktier es auf dem Rückweg ins Handy. Das Angebot ist fertig, bevor du im Hof stehst.

Mach aus meinen Stichpunkten ein aufgeschlüsseltes Angebot für eine Multisplit-Anlage.
Kunde: [Name]. Objekt: [Adresse].
Anlage: [z. B. Außengerät 10 kW, vier Innengeräte — Wohnzimmer Wandgerät, zwei Schlafzimmer Wandgeräte, Arbeitszimmer Truhengerät], Leitungslängen etwa [Meter], Kernbohrungen [Anzahl] durch [z. B. zweischaliges Mauerwerk], Kondensat [z. B. zwei Räume brauchen eine Kondensatpumpe], Kabelkanal außen [Meter].
Weise je Innengerät eine eigene Zeile aus, damit der Kunde sieht, was ein Raum mehr oder weniger kostet, und stelle Montage, Elektro und Kernbohrungen getrennt dar.
Schreib zusätzlich einen kurzen Absatz „Enthalten / nicht enthalten“ (z. B. Verschließen der Durchbrüche enthalten, Malerarbeiten nicht).
Beträge lasse ich frei. Sag mir am Ende, welche Angaben dir für ein belastbares Angebot noch fehlen. In der Sie-Form.

Agiere als erfahrener Kollege aus der Kälte- und Klimatechnik und stell mir die Fragen, die vor einem Angebot geklärt sein müssen — ich will nichts übersehen.
Auftrag: [z. B. Wärmepumpen-Tausch in einem Haus von 1968 / Splitgerät für ein Dachgeschoss-Büro] in [Ort]. Was ich bisher weiß: [deine Notizen].
Frag mich strukturiert ab, was die Auslegung bestimmt: beheizte bzw. zu kühlende Fläche und Raumhöhe, Dämmstandard und Baujahr, Fenster und Verglasung, Himmelsrichtung und Verschattung, innere Lasten [z. B. Serverschrank, Anzahl Personen], Luftwechsel, bei der Wärmepumpe zusätzlich Vorlauftemperatur, Heizkörper oder Fußboden, Warmwasserbedarf und Zählerschrank/Absicherung.
Frag mich außerdem, ob eine Heizlast- bzw. Kühllastberechnung vorliegt oder beauftragt wird.
Wichtig: Rechne die Leistung NICHT aus, schlag keine kW-Zahl vor und wähle kein Gerät — die Auslegung mache ich bzw. sie kommt aus der Berechnung. Gib mir nur die Fragenliste.

Der Grund, warum Anlagen zu groß gekauft werden: Es hat nie jemand gefragt. Diese Liste im Ortstermin abarbeiten — das ist der halbe Job.

Schreibe den Abschnitt für meinen Wartungsvertrag, den ich an ein Anlagenangebot anhänge, und dazu 3 Varianten einer kurzen Nachricht, mit der ich ihn nach der Inbetriebnahme anbiete.
Kunde: [Name]. Anlage: [z. B. Multisplit mit vier Innengeräten / Luft-Wasser-Wärmepumpe].
Mein Wartungsangebot: [z. B. einmal jährlich, Filter reinigen bzw. tauschen, Verdampfer und Verflüssiger reinigen, Kondensatablauf und Wanne prüfen, Betriebsdrücke und Temperaturen aufnehmen, Sichtprüfung, Elektroanschlüsse nachziehen, Protokoll], Preis [Betrag lasse ich frei], Laufzeit [z. B. jährlich, kündbar].
Erkläre in Kundensprache, was die Wartung bringt: Leistung bleibt da, wo sie hingehört, der Stromverbrauch steigt nicht schleichend, kleine Sachen fallen auf, bevor sie im August teuer werden — und die Bedingungen des Herstellers werden eingehalten.
Behaupte NICHT, dass die Wartung die Herstellergarantie „sichert“ oder verlängert — verweise neutral auf die Bedingungen des Herstellers. Keine erfundenen Prozente, keine erfundenen Ersparnisse. In der Sie-Form.

Der Wartungsvertrag ist das, was aus einem Sommer ein ganzes Jahr macht — und er verkauft dir in fünf Jahren die nächste Anlage.

Agiere als erfahrener Kalkulator in der Kälte- und Klimatechnik und prüfe meinen Leistungsumfang, bevor ich das Angebot abgebe.
Auftrag: [z. B. Wärmepumpen-Tausch / Multisplit mit vier Innengeräten] am Objekt [Adresse]. Mein aktueller Umfang: [Positionen einfügen].
Nenne alles, was bei dieser Art Auftrag häufig vergessen wird (Konsolen oder Fundament fürs Außengerät, Schwingungsentkopplung, Kernbohrungen und Verschließen, Kabelkanal, Kondensatführung und Kondensatpumpe, Elektrozuleitung und Trennschalter, Absicherung im Zählerschrank, Hebebühne oder Gerüst, Anfahrt und Wege im Objekt, Demontage und Entsorgung des Altgeräts, Absaugen des Altkältemittels, Dichtheitsprüfung, Inbetriebnahme und Einweisung, zweite Anfahrt).
Frag mich außerdem, wo ich im Bestand nicht hinter Wand oder Decke sehen kann und ob ich dafür einen Risikozuschlag gesetzt habe.
Nur eine Checkliste mit „Hast du an … gedacht?“-Fragen. Erfinde keine Preise, keine Vorschriften und keine Fristen.

Ich habe in der ersten heißen Woche eine Anfrage bekommen und muss sie einordnen, bevor ich einen Termin verschenke.
Die Nachricht: „[Anfrage einfügen, z. B. unsere Klimaanlage kühlt nicht mehr richtig, können Sie kurz Kältemittel nachfüllen, möglichst diese Woche]“. Was ich sonst weiß: [z. B. Gerät ist 11 Jahre alt, Baumarktgerät, schon zweimal nachgefüllt].
Sag mir zuerst in zwei Sätzen, wonach das klingt: ein echter Interessent für eine Anlage oder eine Reparatur — oder jemand, der ein billiges Nachfüllen sucht und in zwei Jahren wieder anruft. Nenne mir die 3 Fragen, mit denen ich das am Telefon in einer Minute klären kann [z. B. wie alt, welches Fabrikat, wurde schon einmal nachgefüllt, Ein- oder Mehrfamilienhaus].
Dann schreibe eine freundliche, kurze Antwort: bedanke dich, sag ehrlich, dass „einfach nachfüllen“ bei Kältemittel kein Serviceumfang ist, weil verlorenes Kältemittel immer ein Leck bedeutet, biete stattdessen eine Fehlersuche mit Dichtheitsprüfung an und nenne, was danach an Möglichkeiten offensteht.
Diagnostiziere nichts aus der Ferne und nenne keine Reparaturpreise. Gut lesbar auf dem Handy. In der Sie-Form.

Die Anfrage, die dich am meisten kostet, ist die, die du in deiner teuersten Woche annimmst und die nie eine Anlage kauft.

Hilf mir, einem Kunden ruhig und ohne Fachchinesisch zu erklären, warum sein Raum mit der vorhandenen Anlage nicht auf die Wunschtemperatur kommt.
Situation: [z. B. ausgebautes Dachgeschoss, Dachschrägen kaum gedämmt, große Fensterfläche nach Süden ohne Verschattung, Wandgerät mit 2,5 kW, an heißen Tagen läuft es durch und schafft trotzdem nur 26 Grad].
Was der Kunde denkt: [z. B. das Gerät sei defekt oder es fehle Kältemittel].
Erkläre in Kundensprache: ein Klimagerät kämpft gegen die Wärme an, die in den Raum hineinkommt — kommt oben und durch die Scheiben mehr herein, als das Gerät herausschafft, ist nicht das Gerät kaputt, sondern die Rechnung geht nicht auf. Erkläre, warum ein größeres Gerät nicht automatisch die Lösung ist.
Nenne dann die möglichen Wege in der Reihenfolge, wie ich sie sehe: [z. B. außenliegender Sonnenschutz, Dämmung der Schrägen, zweites Innengerät, größere Auslegung nach Kühllastberechnung] — als Optionen, die wir gemeinsam ansehen, nicht als Vorwurf.
Rechne nichts aus, versprich keine Temperatur und keine Gradzahl. Ruhig, respektvoll, in der Sie-Form.

Ich war bei einem Kunden auf einer Anlage, die ein anderer Betrieb montiert hat, und soll sagen, was Sache ist. Hilf mir, das sachlich aufzuschreiben.
Anlage: [Fabrikat, Modell, Baujahr]. Was der Kunde meldet: [z. B. kühlt schlecht, Wasser tropft aus dem Innengerät, Fehlercode [Code]].
Was ich vorgefunden und gemessen habe: [deine Notizen, z. B. Kondensatleitung ohne Gefälle verlegt, Leitungen nicht ordentlich isoliert, Wanddurchbruch nicht verschlossen, Füllmenge passt nicht zur Leitungslänge, kein Inbetriebnahmeprotokoll vorhanden].
Schreibe einen kurzen Befundbericht für den Kunden: was ich festgestellt habe, was das für den Betrieb der Anlage bedeutet, was ich als Nächstes empfehle [z. B. Dichtheitsprüfung, Nacharbeit an der Kondensatführung, Angebot für die Instandsetzung].
Zieh nicht über den Kollegen her und unterstelle keine Absicht — halt dich an das, was ich gesehen und gemessen habe. Sag klar, was ich beurteilen kann und was nicht, ohne die Anlage zu öffnen.
Bewerte keine Gewährleistungsansprüche und keine Rechtslage. Sachlich und ruhig. In der Sie-Form.

Nüchterner Befund statt Kollegenschelte — das ist genau der Ton, der aus dem Callback deinen nächsten Anlagenauftrag macht.

Ein Kunde findet mein Angebot für [Auftrag, z. B. den Wärmepumpen-Tausch] teurer als erwartet und erwähnt ein günstigeres Angebot. Hilf mir, eine höfliche, selbstbewusste Antwort zu schreiben.
Was in meinem Angebot enthalten ist, das im billigeren oft fehlt: [z. B. Auslegung nach Berechnung statt Daumenwert, ordentliches Fundament und Schwingungsentkopplung statt Gehwegplatte, Elektrozuleitung und Trennschalter, fachgerechte Absaugung und Entsorgung des Altgeräts, Dichtheitsprüfung, Inbetriebnahme mit Protokoll und Einweisung, Erreichbarkeit im August].
Nicht rechtfertigend und ohne den Preis zu senken. Erkläre ruhig, dass ein niedrigerer Preis meistens ein kleinerer Leistungsumfang ist und dass die Sachen, die fehlen, später auf der Rechnung stehen, biete an, beide Angebote gemeinsam Position für Position durchzugehen, und lass die Tür offen.
Rede den Mitbewerber nicht schlecht und unterstelle ihm nichts. Kurz und respektvoll. In der Sie-Form.

Schreibe ein sachliches Anschreiben, mit dem mein Kunde bei seiner Hausverwaltung die Zustimmung für die Aufstellung des Außengeräts beantragt.
Objekt: [Adresse, Wohnung/Einheit]. Kunde: [Name].
Geplant: [z. B. ein Außengerät auf dem Balkon auf entkoppelten Konsolen / an der Hoffassade auf Wandkonsolen], Maße etwa [Maße], Gewicht etwa [kg], Aufstellort [Beschreibung], Leitungsführung [z. B. Kernbohrung durch die Außenwand, Kabelkanal in Fassadenfarbe], Kondensat [Führung].
Enthalten: was gemacht wird, wie es aussieht [z. B. Farbe, Sichtbarkeit von der Straße], Hinweis auf die Schallangabe des Herstellers laut Datenblatt [Wert einsetzen] und den geplanten Abstand zur nächsten Nachbarwohnung, dass die Montage durch einen Fachbetrieb erfolgt, und die Zusage, den Zustand bei Rückbau wiederherzustellen.
Bitte um schriftliche Zustimmung bis [Datum] und biete an, Fragen direkt zu beantworten.
Erfinde keine Grenzwerte, keine Vorschriften und keine Fristen und behaupte nicht, dass etwas genehmigungsfrei ist — die Angaben kommen von mir bzw. aus dem Datenblatt. Höflich und knapp. In der Sie-Form.

Es ist die erste richtig heiße Woche und ich habe mehr Anrufe, als ich abarbeiten kann. Hilf mir, die Reihenfolge zu sortieren.
Meine offenen Anfragen: [auflisten, z. B. Wartungskunde, Innengerät kühlt nicht, Kleinkind im Haus; Neukunde will Angebot für Multisplit; Hausverwaltung, Serverraum 34 Grad; Neukunde will nur Kältemittel nachfüllen, 12 Jahre altes Gerät; zwei zugesagte Wartungen aus dem Vertrag].
Meine Woche: [was schon fest steht, z. B. Montage Mi/Do, Do 15 Uhr Ortstermin Wärmepumpe].
Schlage eine Reihenfolge vor und begründe jede in einem Satz. Berücksichtige: Wartungsvertragskunden haben Vorrang, ein Serverraum oder ein gesundheitlich kritischer Ausfall ist etwas anderes als Unbehagen, ein fest zugesagter Ortstermin für eine Anlage ist bares Geld, und Anfragen ohne Aussicht auf einen echten Auftrag gehören nicht in diese Woche.
Sag mir dazu, wem ich heute absagen oder einen Termin nach der Hitzewelle anbieten sollte, und formuliere für diese Absage zwei Sätze, die niemanden verärgern.
Die Entscheidung treffe ich — du legst nur die Folgen offen. Als einfache Liste.

Schreibe die Wartungserinnerung, die ich an meine Wartungsvertragskunden schicke, in 2 Varianten: eine für die Klimasaison vor dem Sommer, eine für die Heizsaison im Herbst.
Mein Betrieb: [Betriebsname] in [Region/Ort]. Was die Wartung umfasst: [z. B. Filter reinigen bzw. tauschen, Verdampfer und Verflüssiger reinigen, Kondensatwanne und Ablauf prüfen und spülen, Betriebsdaten aufnehmen, Sichtprüfung, Protokoll]. Dauer etwa [z. B. 60–90 Minuten je Gerät].
Kernbotschaft freundlich, nicht mahnend: jetzt ist der Termin ruhig und passt in den Kalender — im August ist er es nicht. Ein verdreckter Verflüssiger kostet Leistung und Strom, ein zugesetzter Kondensatablauf kostet eine Decke.
Bitte um eine Rückmeldung mit zwei Wunschterminen und sag, dass ich mich mit einer Bestätigung melde.
Kurz, freundlich, ohne Panikmache und ohne erfundene Zahlen. In der Sie-Form.

Die eine Nachricht, die deinen Mai und deinen Oktober bezahlt — und du schickst sie zweimal im Jahr.

Schreibe eine freundliche Nachfrage an [Kunde] zu dem Angebot, das ich für [Auftrag, z. B. den Wärmepumpen-Tausch] am Objekt [Adresse] am [Datum] geschickt habe.
Frag nach, ob er die Zahlen in Ruhe ansehen konnte, biete an, die Varianten und den Ablauf gemeinsam durchzugehen, und bleib unaufdringlich.
Bei diesem Betrag ist er eher unsicher als knauserig — er entscheidet über die Heizung für die nächsten 15 Jahre. Nimm ihm die Unsicherheit, verkauf ihn nicht.
Wenn es passt, ein Satz zum Zeitpunkt: [z. B. wer im Herbst tauschen will, sollte jetzt entscheiden, weil die Lieferzeit für das Gerät bei [Zeitraum] liegt] — nur wenn es stimmt, erfinde keine Lieferzeiten und keine Fristen.
2–3 Sätze, klingt nach einem echten Menschen. In der Sie-Form.

Diese eine Nachricht gewinnt mehr Aufträge als jeder Preisnachlass, weil sie fast niemand schickt.

Schreibe eine kurze, klare Nachricht an den Elektriker, damit meine Montage nicht steht.
Objekt: [Adresse]. Meine Montage: [Datum/Zeitraum]. Anlage: [z. B. Luft-Wasser-Wärmepumpe / Multisplit-Außengerät].
Was ich von ihm brauche und bis wann: [z. B. Zuleitung [Querschnitt] vom Zählerschrank zum Aufstellort, eigene Absicherung [Wert], Trennschalter am Außengerät, Steuerleitung zwischen Außen- und Innengerät, alles fertig bis zum Vortag der Inbetriebnahme].
Was er wissen muss: Aufstellort und Zugang, wo im Zählerschrank Platz ist [dein Befund], wer vor Ort ist, ab wann die Wand offen ist.
Bitte um kurze Bestätigung bis [Termin] und um sofortige Nachricht, wenn er den Termin nicht hält — dann muss ich meinen Monteur umplanen.
Direkt und kollegial, nicht steif. Die elektrischen Werte kommen von mir bzw. aus dem Datenblatt — erfinde keine Querschnitte, Absicherungen oder Vorschriften.

Die häufigste Ursache für eine Montage, die einen zweiten Tag frisst: Der Trennschalter war nicht da.

Schreibe eine kurze, freundliche Nachricht, mit der ich [Kunde] den Termin für Inbetriebnahme und Übergabe der Anlage am Objekt [Adresse] bestätige.
Termin: [Datum, Uhrzeit], Dauer etwa [Zeitraum].
Enthalten: was an dem Tag passiert [z. B. Dichtheitsprüfung, Evakuieren, Füllen bzw. Freigabe der Füllmenge, Probelauf, Einregulierung, Aufnahme der Betriebsdaten, Inbetriebnahmeprotokoll], dass ich am Ende die Bedienung in Ruhe erkläre [z. B. Betriebsarten, Zeitprogramm, Filter reinigen, was normal ist und was nicht], welche Unterlagen er bekommt [z. B. Protokoll, Bedienungsanleitung, Herstellerunterlagen], und dass jemand da sein muss, der Zugang zu [z. B. Technikraum, Zählerschrank] hat.
Bitte darum, dass er sich für die Einweisung 20 Minuten Zeit nimmt — das spart uns beiden später Anrufe.
Kurz, gut lesbar auf dem Handy. Erfinde keine Prüfschritte, die ich nicht genannt habe. In der Sie-Form.

Schreibe eine kurze, herzliche Nachricht und bitte [Kunde] um eine Google-Bewertung, jetzt wo [Anlage, z. B. die Wärmepumpe / die Multisplit-Anlage] am Objekt [Adresse] läuft und übergeben ist.
Bedanke dich für das Vertrauen, sag, dass es einem kleinen Fachbetrieb vor Ort wirklich hilft, und mach es leicht: erwähne, dass ich den Bewertungslink schicke.
Wenn es passt, ein Satz dazu, dass sie sich melden sollen, falls etwas auffällt oder eine Frage zur Bedienung auftaucht.
Bescheiden und ohne Druck. 2–3 Sätze. In der Sie-Form.

Am besten in den Tagen nach der Inbetriebnahme schicken, solange es zum ersten Mal richtig kühl bläst.

Schreibe eine echte, freundliche Antwort auf diese 5-Sterne-Bewertung für meinen Kälte- und Klimabetrieb: „[Bewertung einfügen]“.
Bedanke dich mit Namen, falls angegeben, greife etwas Konkretes vom Auftrag auf (z. B. dass wir in der heißen Woche noch am selben Tag da waren, die saubere Leitungsführung oder die Einweisung an der Anlage) und bleib herzlich und menschlich. Soll nicht nach Textbaustein klingen.

Hilf mir, auf eine negative Bewertung für meinen Kälte- und Klimabetrieb zu antworten. Die Bewertung lautet: „[Bewertung einfügen]“.
Meine Sicht / was tatsächlich passiert war: [deine Notizen, z. B. Anruf kam in der heißesten Woche des Jahres, wir hatten für Donnerstag einen Termin angeboten, das war ihm zu spät; oder: das Gerät kühlt nicht, weil der Raum ungedämmt ist, das steht so im Angebot].
Schreibe eine ruhige, professionelle öffentliche Antwort: nimm das Erlebnis ernst, werde nicht rechtfertigend, zerr keine Auftrags- oder Preisdetails in die Öffentlichkeit, und biete an, sich direkt bei mir zu melden, um es zu klären.
Der Nächste, der in einer Hitzewelle nach einem Betrieb sucht, liest das mit — besonnen und kurz.

Schreibe eine lockere Nachricht, die ich nach der jährlichen Wartung an meine Vertragskunden schicken kann.
Zwei Ziele, freundlich verpackt: sich melden, wenn Nachbarn, Freunde oder die Familie über [z. B. eine Klimaanlage oder einen Wärmepumpen-Tausch] nachdenken — am besten jetzt, bevor die erste Hitzewelle alle gleichzeitig anrufen lässt; und die Erinnerung an das, was sie damals zurückgestellt haben: [z. B. das zweite Innengerät im Schlafzimmer, das Truhengerät im Arbeitszimmer].
Erwähne, dass ein zusätzliches Innengerät an einer vorhandenen Multisplit-Anlage nur dann geht, wenn das Außengerät die Leistung hat — das schaue ich mir bei der Wartung ohnehin an.
Freundlich, nicht aufdringlich, ohne Rabatt-Spielchen. In der Sie-Form.

Schreibe eine höfliche, aber bestimmte E-Mail an [Großhändler], um eine Bestellung nachzufassen.
Bestellung: [was bestellt wurde, z. B. Außengerät [Modell], vier Innengeräte, Kupferrohr [Dimension], Konsolen] vom [Datum], Bestell-Nr. [Nummer], Ansprechpartner [Name].
Der Liefertermin war [Datum]. Ohne die Lieferung steht die Montage am Objekt [Adresse] am [Datum] und mein Monteur ist eingeplant.
Bitte um einen verbindlichen Liefertermin, um sofortige Nachricht, falls es sich verzögert, um eine Teillieferung, falls möglich, und um einen Alternativvorschlag, falls das Gerät nicht kommt.
Frag außerdem, ob ich es in einer anderen Niederlassung abholen kann — ich fahre lieber hin, als den Kunden zu vertrösten.
Professionell und auf den Punkt.

Schreibe die Meldung eines Gewährleistungsfalls an den Hersteller, sauber und vollständig, damit sie nicht wegen fehlender Angaben zurückkommt.
Gerät: [Fabrikat, Modell], Seriennummer Außengerät [Nummer], Seriennummer Innengerät [Nummer], Kaufdatum [Datum], Rechnungs-Nr. [Nummer], Inbetriebnahme am [Datum] durch meinen Betrieb.
Objekt: [Adresse]. Fehlerbild: [z. B. Gerät geht nach 10 Minuten auf Störung, Fehlercode [Code], Kompressor läuft nicht an].
Was ich geprüft und gemessen habe: [deine Befunde, z. B. Spannung liegt an, Drücke [Werte], Lüfter dreht, Fehlerspeicher ausgelesen, Platine sichtgeprüft], was ich getauscht oder ausgeschlossen habe: [Liste].
Formuliere: kurze Schilderung, Chronologie mit Daten, klare Bitte um [z. B. Ersatzteil / Austauschgerät / Techniker-Support] und die Frage nach der Bearbeitungsnummer.
Nenne meine Lohnstunden und die Anfahrt getrennt und frag ausdrücklich, was davon im Gewährleistungsfall vergütet wird.
Erfinde keine Fehlercodes, keine Garantiebedingungen und keine Fristen. Sachlich und knapp.

Trag alles in einen Betreff, den du wiederfindest — Seriennummer plus Fehlercode. In sechs Wochen suchst du genau danach.

Ich will meine Kältemittel-Aufzeichnungen für [Zeitraum] sauber sortieren, bevor ich sie ablege.
Meine Notizen: [alles einfügen, z. B. Datum, Objekt, Anlage und Seriennummer, Kältemittelart, Menge eingefüllt, Menge abgesaugt, Restbestand aus der Flasche [Nummer], Dichtheitsprüfung durchgeführt ja/nein, Befund, wer war vor Ort].
Bring das in eine saubere, gleichförmige Tabelle, sortiert nach Datum, mit einer Zeile je Vorgang und je Anlage. Rechne mir je Flasche zusammen, was raus- und was reingegangen ist, und zeig mir am Ende den rechnerischen Restbestand je Flasche.
Markiere alles, wo Angaben fehlen oder sich widersprechen [z. B. Menge ohne Flaschennummer, Anlage ohne Seriennummer, Prüfung ohne Befund], als Liste „das musst du nachtragen“.
Sag mir NICHT, was ich aufzeichnen muss, ob ich vollständig bin oder ob das irgendeine Vorgabe erfüllt — das prüfe ich selbst. Bring nur meine eigenen Angaben in Ordnung und finde die Lücken.

Nichts einfügen, was du nicht gespeichert haben willst — Kundendaten und Bankverbindungen raushalten.

Hilf mir, die Unterlagen zur Inbetriebnahme für [Kunde], Objekt [Adresse], sauber zusammenzustellen und ein Anschreiben dazu zu schreiben.
Anlage: [Fabrikat, Modell, Seriennummern]. Inbetriebnahme am [Datum] durch [Name].
Meine Daten und Notizen vom Tag: [alles einfügen, z. B. Leitungslänge, Füllmenge und Zusatzfüllung, Ergebnis der Dichtheitsprüfung, Vakuum, Drücke und Temperaturen, Überhitzung, Einstellungen und Parameter, Betriebsarten, was ich eingewiesen habe].
Bring meine Notizen in eine klare, gleichförmige Aufstellung, die ich als Inbetriebnahmeprotokoll prüfen und unterschreiben kann, und nenne mir am Ende, welche meiner Angaben unvollständig sind.
Schreib dazu ein kurzes Anschreiben an den Kunden: was anbei ist [z. B. Protokoll, Bedienungsanleitung, Herstellerunterlagen, Wartungsangebot], was er selbst tun sollte [z. B. Filter alle [Zeitraum] reinigen, Außengerät freihalten], und wann ich mich zur ersten Wartung melde.
Erfinde keine Messwerte, keine Prüfpunkte und keine Vorgaben — alle Werte kommen von mir, unterschrieben wird von mir. In der Sie-Form.

Entwirf die Rechnung und die begleitende E-Mail für einen Wartungseinsatz bei [Kunde], Objekt [Adresse].
Einsatz am [Datum], Anlage: [z. B. Multisplit, vier Innengeräte].
Was gemacht wurde: [Stichpunkte, z. B. Filter aller Innengeräte gereinigt, zwei Filter getauscht, Verdampfer gereinigt, Verflüssiger am Außengerät gereinigt, Kondensatwanne und Ablauf gespült, Betriebsdaten aufgenommen, Sichtprüfung, Elektroanschlüsse nachgezogen].
Zeitaufwand [Stunden], Material [Positionen], Anfahrt [Angabe]. Grundlage: [z. B. Wartungsvertrag Pauschale / Regie nach Aufwand].
Schreib die Positionen so, dass der Kunde sieht, wofür er zahlt, und fass die Befunde in zwei bis drei Sätzen zusammen, inklusive dem, was mir aufgefallen ist: [z. B. Verflüssiger war stark verschmutzt, Kondensatwanne fast zugesetzt, Isolierung am Steigrohr wird brüchig].
Wenn etwas auffiel, das ein Angebot wert ist, formuliere dazu einen freundlichen Satz — ohne Druck.
Nenne das Zahlungsziel [Datum]. Zeig mir die Rechnung als Aufstellung, die ich prüfen kann — Zahlen erfindest du keine. In der Sie-Form.

Vom Hof aus abrechnen, nicht sonntags, wenn es vierzig Einsätze sind. Jeder Tag Wartezeit ist ein Tag später bezahlt.

Schreibe eine höfliche Zahlungserinnerung an [Kunde] zu einer überfälligen Rechnung für [Leistung, z. B. die Wartung / den Wärmepumpen-Tausch] am Objekt [Adresse].
Rechnung [Nummer] über [Betrag] vom [Datum], fällig am [Datum], jetzt [X] Tage überfällig. Bisher: [z. B. keine Rückmeldung / Anzahlung ist eingegangen, Restbetrag offen].
Geh von einem ehrlichen Versehen aus, bleib freundlich, nenne noch einmal die Zahlungsmöglichkeiten und bitte um kurze Rückmeldung, falls es ein Problem gibt.
Bestimmt, aber respektvoll — das ist ein Wartungskunde, den ich nächstes Jahr wiedersehen will. Keine Drohungen, keine erfundenen Rechtsfolgen, keine erfundenen Gebühren oder Zinsen.
Schreib mir außerdem eine zweite, etwas bestimmtere Fassung für den Fall, dass auch darauf nichts kommt. In der Sie-Form.